Πώς να γράψετε μια επιστολή καταγγελίας

Εδώ είναι ένα έργο που θα σας παρουσιάσει καταιγισμός ιδεών και να σας δώσει πρακτική στην ομαδική γραφή. Θα συνεργαστείτε με τρεις ή τέσσερις άλλους συγγραφείς για να συνθέσετε ένα γράμμα καταγγελίας (ονομάζεται επίσης επιστολή αξίωσης).

Το καλύτερο θέμα για αυτήν την εργασία θα είναι ένα θέμα που πραγματικά ενδιαφέρεστε εσείς και τα άλλα μέλη της ομάδας σας. Μπορείτε να γράψετε στον επόπτη της τραπεζαρίας για να διαμαρτυρηθείτε για την ποιότητα του φαγητού, σε έναν εκπαιδευτή να διαμαρτυρηθεί για την κατάταξή του πολιτικές, στον κυβερνήτη για να παραπονεθεί για περικοπές στον προϋπολογισμό εκπαίδευσης - όποιο θέμα και αν είναι ενδιαφέροντα τα μέλη της ομάδας σας που αξίζει τον κόπο.

Ξεκινήστε προτείνοντας θέματα και ζητήστε από ένα μέλος της ομάδας να τα γράψει καθώς αυτά δίνονται. Μην σταματήσετε σε αυτό το σημείο για να συζητήσετε ή να αξιολογήσετε τα θέματα: απλώς ετοιμάστε μια μακρά λίστα δυνατοτήτων.

Μόλις συμπληρώσετε μια σελίδα με θέματα, μπορείτε να αποφασίσετε μεταξύ σας για ποια θα θέλατε να γράψετε. Στη συνέχεια, συζητήστε τα σημεία που πιστεύετε ότι πρέπει να εγγραφούν στην επιστολή.

Και πάλι, ένα μέλος της ομάδας να παρακολουθεί αυτές τις προτάσεις. Η επιστολή σας θα πρέπει να εξηγήσει με σαφήνεια το πρόβλημα και να δείξει γιατί το παράπονό σας πρέπει να ληφθεί σοβαρά υπόψη.

Σε αυτό το στάδιο, μπορεί να ανακαλύψετε ότι πρέπει να συλλέξετε πρόσθετες πληροφορίες για να αναπτύξετε αποτελεσματικά τις ιδέες σας. Εάν ναι, ζητήστε από ένα ή δύο μέλη της ομάδας να πραγματοποιήσουν κάποια βασική έρευνα και να επιστρέψουν τα ευρήματά τους στην ομάδα.

Αφού συγκεντρώσετε επαρκές υλικό για την επιστολή καταγγελίας σας, επιλέξτε ένα μέλος για να συντάξετε ένα πρόχειρο σχέδιο. Όταν ολοκληρωθεί αυτό, το προσχέδιο πρέπει να διαβαστεί δυνατά, ώστε όλα τα μέλη της ομάδας να προτείνουν τρόπους βελτίωσής του μέσω της αναθεώρησης. Κάθε μέλος της ομάδας θα πρέπει να έχει την ευκαιρία να αναθεωρήσει την επιστολή σύμφωνα με τις προτάσεις των άλλων.

Για να καθοδηγήσετε την αναθεώρησή σας, ίσως θελήσετε να μελετήσετε τη δομή του δείγματος επιστολής παραπόνου που ακολουθεί. Παρατηρήστε ότι το γράμμα έχει τρία διαφορετικά μέρη:

• Ενα εισαγωγή που προσδιορίζει με σαφήνεια το αντικείμενο της καταγγελίας.
• ΕΝΑ παράγραφος σώματος ότι (α) εξηγεί με σαφήνεια και συγκεκριμένα τη φύση της καταγγελίας και (β) παρέχει στον αναγνώστη όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για να δώσει την κατάλληλη απάντηση.
• ΕΝΑ συμπέρασμα που αναφέρει σαφώς ποιες ενέργειες απαιτούνται για την επίλυση του προβλήματος

Άννι Τζολί
110-C Woodhouse Lane
Savannah, Γεωργία 31419
1 Νοεμβρίου 2007
Κ. Frederick Rozco, Πρόεδρος
Rozco Corporation
14641 Peachtree Boulevard
Ατλάντα, Γεωργία 303030
Αγαπητέ κ. Rozco:
Στις 15 Οκτωβρίου 2007, ως απάντηση σε μια ειδική τηλεοπτική προσφορά, παραγγείλαμε ένα φρυγανιέρα Tressel από την εταιρεία σας. Το προϊόν έφτασε στο ταχυδρομείο, προφανώς άθικτο, στις 22 Οκτωβρίου. Ωστόσο, όταν προσπάθησα να χειριστώ το Tressel Toaster το ίδιο βράδυ, ήμουν στενοχωρημένος όταν το έκανα να μην εκπληρώσετε το αίτημά σας για παροχή «γρήγορου, ασφαλούς, επαγγελματικού κομμωτηρίου». Αντ 'αυτού, μου έπληξε σοβαρά μαλλιά.
Αφού ακολούθησα τις οδηγίες για να «εγκαταστήσω τη φρυγανιέρα μακριά από άλλες συσκευές σε στεγνό πάγκο» στο μπάνιο μου, εισήγαγα τη χαλύβδινη χτένα και περίμενα 60 δευτερόλεπτα. Στη συνέχεια, αφαίρεσα τη χτένα από τη φρυγανιέρα και, ακολουθώντας τις οδηγίες για ένα "Venusian Curl", έτρεξα την καυτή χτένα στα μαλλιά μου. Μετά από λίγα δευτερόλεπτα, όμως, μύρισα καμμένα μαλλιά, και έτσι έβαλα αμέσως τη χτένα πίσω στη φρυγανιέρα. Όταν το έκανα αυτό, οι σπινθήρες πέταξαν από την πρίζα. Έφτασα για να αποσυνδέσω την τοστιέρα, αλλά ήμουν πολύ αργά: μια ασφάλεια είχε ήδη εκραγεί. Λίγα λεπτά αργότερα, μετά την αντικατάσταση της ασφάλειας, κοίταξα στον καθρέφτη και είδα ότι τα μαλλιά μου είχαν καεί σε πολλά σημεία.
Επιστρέφω το Tressel Toaster (μαζί με το ανοιγμένο μπουκάλι σαμπουάν Un-Do) και περιμένω πλήρη επιστροφή χρημάτων 39,95 $, συν 5,90 $ για τα έξοδα αποστολής. Επιπλέον, επισυνάπτω μια απόδειξη για την περούκα που αγόρασα και θα πρέπει να φοράω μέχρι να χαθούν τα κατεστραμμένα μαλλιά. Στείλτε μου μια επιταγή για 303,67 $ για την κάλυψη της επιστροφής χρημάτων για το Tressel Toaster και το κόστος της περούκας.
Με εκτιμιση,
Άννι Τζολί

Παρατηρήστε πώς η συγγραφέας έχει παραδώσει το παράπονό της με γεγονότα και όχι με συναισθήματα. Η επιστολή είναι σταθερή και άμεση, αλλά επίσης σεβαστή και ευγενική.

Προσκαλέστε ένα μέλος της ομάδας σας να διαβάσει δυνατά την επιστολή καταγγελίας σας και να απαντήσετε σε αυτό σαν να το είχε μόλις λάβει στο ταχυδρομείο. Κάνει το παράπονο έγκυρος ήχος και αξίζει να λάβετε σοβαρά υπόψη; Εάν ναι, ζητήστε από τα μέλη της ομάδας να αναθεωρήσουν, να επεξεργαστούν και διορθώνω τυπογραφικά δοκίμια το γράμμα μια τελευταία φορά, χρησιμοποιώντας την ακόλουθη λίστα ελέγχου ως οδηγό:

• Το γράμμα σας ακολουθεί την τυπική μορφή που φαίνεται στο παραπάνω παράδειγμα;
• Το γράμμα σας αποτελείται από μια εισαγωγή, μια βασική παράγραφο και ένα συμπέρασμα;
• Η εισαγωγική παράγραφος σας προσδιορίζει με σαφήνεια τι διαμαρτύρεστε;
• Μήπως η παράγραφος του σώματός σας εξηγεί με σαφήνεια και συγκεκριμένα τη φύση του παραπόνου;
• Στην παράγραφο του σώματος, έχετε παράσχει στον αναγνώστη όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, εάν πρόκειται να ανταποκριθεί αποτελεσματικά στο παράπονό σας;
• Έχετε μεταφέρει την καταγγελία σας ήρεμα και ξεκάθαρα, βασιζόμενοι σε γεγονότα και όχι σε συναισθήματα;
• Έχετε οργανώσει ξεκάθαρα τις πληροφορίες στην παράγραφο του σώματός σας έτσι ώστε μια πρόταση να οδηγεί λογικά στην επόμενη;
• Στο συμπέρασμά σας, έχετε δηλώσει με σαφήνεια ποιες ενέργειες θέλετε να κάνει ο αναγνώστης σας;
• Έχετε διαβάσει προσεκτικά το γράμμα;