Η διαδικασία προμήθειας του Υπουργείου Άμυνας μπορεί να προκαλέσει σύγχυση και περίπλοκη. Υπάρχει μια ποικιλία από τύποι συμβάσεων - το καθένα με τα δικά του συν και πλην. Οι κανονισμοί μπορεί να είναι τρομακτικές, καθώς φαίνεται να είναι το μέγεθος του φορολογικού κώδικα. Ο ανταγωνισμός για συμβάσεις μπορεί να είναι έντονος. Υπάρχουν πολλά χαρτιά. Αλλά άμυνα συμβαλλόμενος μπορεί να είναι κερδοφόρα και επιβράβευση.
Οι αγορές του Υπουργείου Άμυνας συνήθως ξεκινούν σε ένα από τα τρία σημεία:
- προμήθεια μοναδικής πηγής
- προμήθεια βάσει υφιστάμενης σύμβασης πολλαπλής ανάθεσης
- κανονική προμήθεια
Προμήθειες μεμονωμένης πηγής
Οι ατομικές προμήθειες πραγματοποιούνται όταν υπάρχει μόνο μία εταιρεία που μπορεί να εκπληρώσει τη σύμβαση. Αυτή η προμήθεια είναι σπάνια και πρέπει να τεκμηριωθεί πολύ καλά από την κυβέρνηση. Είναι πιο πιθανό να λάβετε μια μοναδική προμήθεια πηγής, αφού έχετε κάποιες κρατικές συμβάσεις και έχετε διαθέσιμο ένα όχημα ανοικτής σύμβασης.
Πολλαπλές συμβάσεις ανάθεσης
Οι προμήθειες στο πλαίσιο μιας υπάρχουσας σύμβασης πολλαπλής ανάθεσης γίνονται πολύ πιο κοινές. Πολλαπλές συμβάσεις ανάθεσης (MAC) όπως
Προγράμματα GSA, Ναυτικό λιμάνι-ε, και η Πολεμική Αεροπορία NETCENTS II περιλαμβάνει εταιρείες που συνάπτουν συμβόλαιο και στη συνέχεια ανταγωνίζονται για εντολές εργασίας. Μόνο εκείνες οι εταιρείες με πολλαπλή σύμβαση ανάθεσης μπορούν να ανταγωνίζονται για τις εντολές εργασίας και οι εντολές εργασιών είναι η δουλειά. Οι MAC είναι πολύτιμες, καθώς ο αριθμός των εταιρειών που μπορούν να ανταγωνιστούν τις παραγγελίες εργασιών που προκύπτουν είναι πολύ μικρότερος. Η διαδικασία για την απόκτηση MAC είναι παρόμοια με εξαγορές άνω των 25.000 $ που συζητούνται παρακάτω.Ένας τύπος πολλαπλών συμβάσεων ανάθεσης είναι οι Ανακοινώσεις ευρείας υπηρεσίας ή οι BAA. Οι BAA είναι αιτήσεις που εκδίδονται από έναν οργανισμό όταν αναζητούν βασικές ερευνητικές εργασίες. Παρουσιάζονται θέματα ενδιαφέροντος και εταιρείες και πανεπιστήμια υποβάλλουν προτάσεις με πιθανές λύσεις που χρειάζονται χρηματοδότηση.
Κανονικές προμήθειες
Οι κανονικές προμήθειες χωρίζονται μεταξύ απλουστευμένων εξαγορών (εκείνων κάτω των 25.000 $) και όλων των υπόλοιπων.
Απλοποιημένες αποκτήσεις
Οι απλουστευμένες εξαγορές είναι αγορές κάτω των 25.000 $ και απαιτούν από τον κρατικό πράκτορα αγορών να λαμβάνει προσφορές είτε προφορικά είτε μέσω σύντομης γραπτής προσφοράς. Στη συνέχεια εκδίδεται εντολή αγοράς στον χαμηλότερο υπεύθυνο πλειοδότη. Το Ναυτικό λέει ότι το 98% των συναλλαγών τους είναι κάτω από 25.000 $, πράγμα που σημαίνει ότι υπάρχουν δισεκατομμύρια δολάρια διαθέσιμα σε μικρές εταιρείες. Οι απλουστευμένες αποκτήσεις δεν διαφημίζονται, οπότε για να λάβετε αυτά τα συμβόλαια πρέπει να έρθετε μπροστά στους αγοραστές, ώστε να καλέσουν και να λάβουν μια προσφορά από εσάς.
Αγορές Πάνω από 25.000 $
Οι αγορές άνω των 25.000 $ δημοσιεύονται στις τις Ομοσπονδιακές Επιχειρηματικές Ευκαιρίες δικτυακός τόπος. Σε αυτόν τον ιστότοπο, θα βρείτε αιτήματα για προτάσεις (RFPs) για σχεδόν όλα όσα αγοράζει η κυβέρνηση. Ελέγξτε προσεκτικά τις περιλήψεις RFP και όταν βρείτε κάποιο από τα ενδιαφέροντα, κατεβάστε τα έγγραφα RFP. Διαβάστε προσεκτικά τα έγγραφα και γράψτε μια πρόταση σε απάντηση και σε πλήρη συμμόρφωση με τα έγγραφα RFP. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πότε λήγει η πρόταση και υποβάλετε την πρότασή σας πριν από την ημερομηνία και ώρα λήξης. Οι καθυστερημένες προτάσεις απορρίπτονται.
Οι προτάσεις αξιολογούνται από την κυβέρνηση σύμφωνα με τις διαδικασίες που αναφέρονται στο RFP. Μερικές φορές μπορεί να υπάρχουν ερωτήσεις, αλλά όχι πάντα. Τις περισσότερες φορές, η απόφαση λαμβάνεται αποκλειστικά βάσει της πρότασής σας, οπότε βεβαιωθείτε ότι όλα βρίσκονται σε αυτήν ή ενδέχεται να χάσετε την ευκαιρία.
Μόλις σας ανατεθεί η σύμβαση, ένας αναδόχος θα σας στείλει μια επιστολή και θα επικοινωνήσει μαζί σας για να διαπραγματευτεί μια σύμβαση. Εάν οι διαπραγματεύσεις πάνε καλά, μια σύμβαση θα οριστικοποιηθεί. Ορισμένες αγορές δεν απαιτούν διαπραγματεύσεις, επομένως η κυβέρνηση θα εκδώσει μια εντολή αγοράς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει προσεκτικά όλα τα έγγραφα και κατανοείτε πλήρως τι σημαίνουν. Συμβαλλόμενος με το Υπουργείο Άμυνας μπορεί να είναι περίπλοκο - καλύτερα να ξέρετε τι συμφωνείτε από το να ανακαλύψετε μετά την υπογραφή μιας νομικά δεσμευτικής σύμβασης.
Ήρθε η ώρα να ολοκληρώσετε τη σύμβαση και να αποκτήσετε περισσότερη δουλειά.