Οργανώστε τις ψηφιακές φωτογραφίες και αρχεία της γενεαλογίας σας

Εάν χρησιμοποιείτε έναν υπολογιστή στην γενεαλογική έρευνα σας - και ποιος δεν το κάνει - τότε θα έχετε πιθανώς μια μεγάλη συλλογή αρχείων ψηφιακής έρευνας. Ψηφιακές φωτογραφίες, κατέβασμα αρχείων καταγραφής ή διαθήκες, σαρωμένα έγγραφα, ηλεκτρονικά μηνύματα... Αν είστε σαν εμένα, ωστόσο, καταλήγουν να διασκορπιστούν σε διάφορους φακέλους σε όλο τον υπολογιστή σας, παρά τις καλύτερες προσπάθειές σας. Αυτό μπορεί πραγματικά να περιπλέξει θέματα όταν πρέπει να εντοπίσετε μια συγκεκριμένη φωτογραφία ή να εντοπίσετε ένα email.

Όπως συμβαίνει με κάθε οργανωτικό πρόγραμμα, υπάρχουν διάφοροι διαφορετικοί τρόποι οργάνωσης των αρχείων ψηφιακής γενεαλογίας. Αρχίστε με το να σκέφτεστε τον τρόπο που εργάζεστε και τους τύπους αρχείων που συλλέγετε κατά τη διάρκεια της γενεαλογικής σας έρευνας.

Τα ψηφιακά αρχεία γενεαλογικού χαρακτήρα είναι πιο εύκολα οργανωμένα αν τα ταξινομήσετε για πρώτη φορά ανάλογα με τον τύπο. Περάστε λίγο χρόνο ψάχνοντας τα αρχεία του υπολογιστή σας για οτιδήποτε σχετίζεται με τη γενεαλογία.

• Αναζητήστε το φάκελο και τους υποφακέλους των εγγράφων μου (ή των εγγράφων μου) για αρχεία κειμένου, φωτογραφίες, ληφθέντα αρχεία και άλλα έγγραφα γενεαλογικού περιεχομένου. Χρησιμοποιήστε τον εξερευνητή αρχείων σας (π.χ. Windows Explorer, Finder) για να αναζητήσετε έγγραφα χρησιμοποιώντας λέξεις-κλειδιά όπως τα επώνυμα, τους τύπους αρχείων κ.λπ. Υπάρχουν επίσης πολλά δωρεάν εργαλεία αναζήτησης αρχείων που προσφέρουν επιπλέον λειτουργίες αναζήτησης.
• Ελέγξτε τις εικόνες μου ή άλλο φάκελο στον οποίο αποθηκεύετε τις φωτογραφίες σας, για τυχόν ψηφιακές ή σαρωμένες φωτογραφίες ή έγγραφα. Μπορείτε επίσης να κάνετε αναζήτηση χρησιμοποιώντας κοινές επεκτάσεις αρχείων εικόνας όπως .jpg, .png ή .tiff.
• Ανοίξτε το γενεαλογικό σας πρόγραμμα λογισμικού για να μάθετε πού αποθηκεύει τα σχετικά αρχεία του. Μπορεί να βρίσκονται στον ίδιο φάκελο με το πρόγραμμα γενεαλογικού λογισμικού (συχνά κάτω από τα Αρχεία Προγράμματος). Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει το αρχείο λογισμικού γενεαλογικού περιεχομένου, καθώς και τις αναφορές που έχετε δημιουργήσει ή φωτογραφίες ή έγγραφα που έχετε εισάγει στο πρόγραμμα λογισμικού σας.
• Αν έχετε κατεβάσει οποιαδήποτε αρχεία, ενδέχεται να βρίσκονται σε φάκελο "Λήψεις" ή παρόμοιο όνομα.
• Ανοίξτε το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και κάντε μια αναζήτηση για γενεαλογία-που σχετίζονται με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επίσης. Αυτά είναι συχνά πιο εύκολο να οργανωθούν αν τα αντιγράψετε και επικολλήσετε σε ένα έγγραφο επεξεργασίας κειμένου ή το γενεαλογικό λογισμικό σας.

Αφού εντοπίσετε τα αρχεία ψηφιακών γενεαλογιών σας, έχετε αρκετές επιλογές. Μπορείτε να επιλέξετε να τα αφήσετε στις αρχικές τους τοποθεσίες και να δημιουργήσετε ένα ημερολόγιο οργανισμού για να παρακολουθήσετε τα αρχεία ή να τα αντιγράψετε ή να τα μετακινήσετε σε μια πιο κεντρική τοποθεσία.

Εάν προτιμάτε να αφήσετε τα αρχεία σας στις αρχικές τους θέσεις στον υπολογιστή σας ή αν είστε απλώς ο υπερ-οργανωμένος τύπος, τότε μπορεί να είναι ο τρόπος που μπορείτε να πάτε. Αυτή είναι μια εύκολη μέθοδος διατήρησης επειδή δεν χρειάζεται πραγματικά να ανησυχείτε για το πού τα πράγματα καταλήγουν στον υπολογιστή σας - απλά σημειώστε το. Ένα αρχείο καταγραφής ψηφιακών αρχείων βοηθά στην απλοποίηση της διαδικασίας εντοπισμού συγκεκριμένης φωτογραφίας, ψηφιοποιημένου εγγράφου ή άλλου αρχείου γενεαλογικού περιεχομένου.

Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία πίνακα στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου ή σε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, όπως το Microsoft Excel, για να δημιουργήσετε ένα αρχείο καταγραφής για τα αρχεία γενεαλογικού περιεχομένου. Συμπεριλάβετε στήλες για τα εξής:

• όνομα αρχείου (συμπεριλαμβανομένης της επέκτασής του) και ημερομηνία
• στον υπολογιστή σας
• μια σύντομη περιγραφή του αρχείου
• ονόματα του πρωτεύοντος ατόμου ή των γεωγραφικών περιοχών του αρχείου
• τη φυσική τοποθεσία του πρωτότυπου εγγράφου ή της φωτογραφίας (εάν υπάρχει).

Εάν δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των ψηφιακών αρχείων σας σε DVD, μονάδα USB ή άλλα ψηφιακά μέσα, τότε συμπεριλάβετε το όνομα / τον αριθμό και τη φυσική θέση αυτού του μέσου στη στήλη τοποθεσίας αρχείου.

Εάν ένα ημερολόγιο αρχείων είναι πολύ δύσκολο για να σας κρατήσει μακριά, ή δεν καλύπτει όλες τις ανάγκες σας, τότε μια άλλη μέθοδος παρακολούθησης των αρχείων ψηφιακής γενεαλογίας σας είναι να τα αναδιοργανώσετε φυσικά στον υπολογιστή σας. Εάν δεν έχετε ήδη ένα, δημιουργήστε ένα φάκελο με τίτλο Genealogy ή Family Research για να περιέχει όλα τα γενεαλογικά σας αρχεία. Έχω τον δικό μου ως υποφάκελο στο φάκελο "Έγγραφα" (επίσης υποστηριζόμενος στο λογαριασμό μου στο Dropbox). Κάτω από το φάκελο Γενεαλογία, μπορείτε να δημιουργήσετε υποφακέλους για τα μέρη και τα επώνυμα που ερευνάτε. Εάν χρησιμοποιείτε ένα συγκεκριμένο σύστημα φυσικής κατάθεσης, ίσως θελήσετε να ακολουθήσετε τον ίδιο οργανισμό στον υπολογιστή σας. Εάν έχετε ένα μεγάλο αριθμό αρχείων κάτω από ένα συγκεκριμένο φάκελο, τότε μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργήσετε ένα άλλο επίπεδο υποφακέλων που οργανώνονται κατά ημερομηνία ή τύπο εγγράφου. Για παράδειγμα, έχω φάκελο για την έρευνα OWENS μου. Μέσα σε αυτό το φάκελο έχω έναν υποφάκελο για φωτογραφίες και υποφακέλους για κάθε νομό στο οποίο ερευνούν αυτήν την οικογένεια. Μέσα στους φακέλους του νομού, έχω υποφακέλους για τύπους ρεκόρ, καθώς και κύριο φάκελο "Έρευνα" όπου διατηρώ τις σημειώσεις μου. Ο φάκελος Γενεαλογία στον υπολογιστή σας είναι επίσης ένα καλό μέρος για να διατηρήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του λογισμικού γενεαλογικού περιεχομένου, αν και θα πρέπει να διατηρήσετε και ένα αντίγραφο ασφαλείας αντίγραφο ασφαλείας εκτός σύνδεσης.

Διατηρώντας τα αρχεία γενεαλογικού περιεχομένου σε μια κεντρική τοποθεσία στον υπολογιστή σας, καθιστάτε ευκολότερο να εντοπίσετε γρήγορα μια σημαντική έρευνα. Απλοποιεί επίσης την δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων γενεαλογικού περιεχομένου.

Μια εναλλακτική λύση στη μέθοδο do-it-yourself είναι να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα που έχει σχεδιαστεί για την οργάνωση αρχείων υπολογιστή.

Clooz
Ένα οργανωτικό πρόγραμμα σχεδιασμένο ειδικά για γενεαλογικούς, Clooz τιμολογείται ως "ηλεκτρονικό ντουλάπι αρχειοθέτησης". Το λογισμικό περιλαμβάνει πρότυπα για την εισαγωγή πληροφοριών από μια ποικιλία από τυπικά γενεαλογικά έγγραφα όπως αρχεία απογραφής, καθώς και φωτογραφίες, αλληλογραφία και άλλα γενεαλογικά αρχεία. Μπορείτε να εισαγάγετε και να επισυνάψετε ένα ψηφιακό αντίγραφο της αρχικής φωτογραφίας ή εγγράφου σε κάθε πρότυπο, εάν το επιθυμείτε. Μπορούν να δημιουργηθούν αναφορές για την εμφάνιση όλων των εγγράφων που περιέχονται στο Clooz για ένα συγκεκριμένο άτομο ή τύπο εγγραφής.

Λογισμικό άλμπουμ φωτογραφιών
Εάν οι ψηφιακές σας φωτογραφίες είναι διάσπαρτες στον υπολογιστή σας και σε μια συλλογή από DVD ή εξωτερικά δίσκους, ένας ψηφιακός διοργανωτής φωτογραφιών όπως το Adobe Photoshop Elements ή το Google Photos μπορεί να έρθει στο διάσωση. Αυτά τα προγράμματα σαρώνουν το σκληρό σας δίσκο και καταγράφουν κάθε φωτογραφία που βρίσκεται εκεί. Μερικοί επίσης έχουν τη δυνατότητα να καταλογογραφούν τις φωτογραφίες που βρίσκονται σε άλλους δικτυωμένους υπολογιστές ή εξωτερικούς δίσκους. Η οργάνωση αυτών των εικόνων ποικίλλει από πρόγραμμα σε πρόγραμμα, αλλά οι περισσότερες οργανώνουν τις φωτογραφίες κατά ημερομηνία. Μια λειτουργία "λέξης-κλειδιού" σάς επιτρέπει να προσθέτετε "ετικέτες" στις φωτογραφίες σας - όπως ένα συγκεκριμένο επώνυμο, τοποθεσία ή λέξη-κλειδί - για εύκολη εύρεση ανά πάσα στιγμή. Στις φωτογραφίες μου, για παράδειγμα, επισημαίνονται με τη λέξη "νεκροταφείο", μαζί με το όνομα του συγκεκριμένου νεκροταφείου, την τοποθεσία του νεκροταφείου και το επώνυμο του ατόμου. Αυτό μου δίνει τέσσερις διαφορετικούς τρόπους για να βρω εύκολα την ίδια εικόνα.

Μια τελευταία μέθοδος οργάνωσης για ψηφιακά αρχεία είναι να τα εισαγάγετε όλα στο γενεαλογικό σας πρόγραμμα λογισμικού. Φωτογραφίες και ψηφιοποιημένα έγγραφα μπορούν να προστεθούν σε πολλά προγράμματα οικογενειακών δέντρων μέσω ενός χαρακτηριστικού λεύκωμα. Ορισμένοι μπορούν ακόμη να συνδεθούν ως πηγές. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα αρχεία κειμένου μπορούν να αντιγραφούν και να επικολληθούν στο πεδίο σημειώσεων για τα άτομα στα οποία αναφέρονται. Αυτό το σύστημα είναι ωραίο αν έχετε ένα μικρό οικογενειακό δέντρο, αλλά μπορεί να σας ενοχλήσει λίγο εάν έχετε μεγάλο αριθμό εγγράφων και φωτογραφιών που ισχύουν για περισσότερα από ένα άτομα.

Ανεξάρτητα από το ποιο σύστημα οργανισμού επιλέγετε για τα αρχεία γενεαλογικού σας υπολογιστή, το κόλπο είναι να το χρησιμοποιείτε με συνέπεια. Επιλέξτε ένα σύστημα και κολλήστε σε αυτό και ποτέ δεν θα έχετε πρόβλημα να βρείτε ένα έγγραφο ξανά. Ένα τελευταίο perk στην ψηφιακή γενεαλογία - βοηθά στην εξάλειψη κάποιου χαρτιού ακαταστασία!