Πώς να μορφοποιήσετε και να γράψετε μια απλή επαγγελματική επιστολή

Οι άνθρωποι γράφουν επαγγελματικές επιστολές και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για διάφορους λόγους, όπως το αίτημα πληροφοριών, η διεξαγωγή συναλλαγών, η εξασφάλιση απασχόλησης και ούτω καθεξής. Η αποτελεσματική επιχειρηματική αλληλογραφία πρέπει να είναι ξεκάθαρη και περιεκτική, με σεβασμό στον τόνο και σωστή μορφοποίηση. Αναλύοντας μια επαγγελματική επιστολή στα βασικά της στοιχεία, μπορείτε να μάθετε πώς να επικοινωνείτε αποτελεσματικά και να βελτιώνετε τις δεξιότητές σας ως συγγραφέας.

Μια τυπική επαγγελματική επιστολή περιέχει τρεις ενότητες, μια εισαγωγή, ένα σώμα και ένα συμπέρασμα.

1. Η ΕΙΣΑΓΩΓΗ: Η εισαγωγή υποδεικνύει σε ποιον απευθύνεται ο συγγραφέας. Εάν γράφετε σε κάποιον που δεν γνωρίζετε ή έχετε γνωρίσει μόνο για λίγο, η εισαγωγή μπορεί επίσης να είναι ένας σύντομος λόγος για τον οποίο γράφετε. Συνήθως, η εισαγωγή έχει μήκος μόνο μία πρόταση ή δύο.
2. Το σώμα: Το σώμα των γραμμάτων είναι το σημείο όπου δηλώνετε την επιχείρησή σας. Αυτή η ενότητα μπορεί να είναι σύντομη με μερικές προτάσεις ή αρκετές παραγράφους σε μήκος. Όλα εξαρτώνται από τον βαθμό λεπτομέρειας που απαιτείται για την περιγραφή του θέματος.
   instagram viewer
3. Το συμπέρασμα: Το συμπέρασμα είναι η τελευταία ενότητα όπου θα ζητήσετε μελλοντική δράση. Αυτό μπορεί να είναι μια ευκαιρία να μιλήσετε αυτοπροσώπως, να ζητήσετε πρόσθετες πληροφορίες ή να πραγματοποιήσετε μια συναλλαγή. Όπως και η εισαγωγή, αυτή η ενότητα δεν πρέπει να είναι παρά μια πρόταση ή δύο και πρέπει να διευκρινίσει τι θα θέλατε από το άτομο που διαβάζει την επιστολή σας.

Ο τόνος της εισαγωγής εξαρτάται από τη σχέση σας με τον παραλήπτη της επιστολής. Εάν απευθύνεστε σε έναν στενό φίλο ή έναν συνάδελφο επιχείρησης, η χρήση του ονόματος είναι αποδεκτή. Αλλά αν γράφετε σε κάποιον που δεν γνωρίζετε, είναι καλύτερο να τον απευθύνετε επίσημα στον χαιρετισμό. Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου στο οποίο γράφετε, χρησιμοποιήστε τον τίτλο του ή μια γενική μορφή διεύθυνσης.

Μερικά παραδείγματα:

• Αγαπητέ διευθυντή προσωπικού
• Αγαπητέ κύριε ή κυρία
• Αγαπητέ Δρ., Κύριε, κυρία, κυρία (Επώνυμο)
• Αγαπητέ Φρανκ (χρησιμοποιήστε το εάν το άτομο είναι στενή επαγγελματική επαφή ή φίλος)

Προτιμάται πάντα να γράφετε σε ένα συγκεκριμένο άτομο. Σε γενικές γραμμές, χρησιμοποιήστε τον κ. Όταν απευθύνεστε στους άντρες και την κα για γυναίκες στο χαιρετισμό. Χρησιμοποιήστε μόνο τον τίτλο του γιατρού για όσους ασχολούνται με το ιατρικό επάγγελμα. Ενώ πρέπει πάντα να ξεκινάτε μια επαγγελματική επιστολή με τη λέξη "Αγαπητέ", κάτι τέτοιο είναι μια επιλογή για επαγγελματικά email, τα οποία είναι λιγότερο επίσημα.

Εάν γράφετε σε κάποιον που δεν γνωρίζετε ή συναντήσατε μόνο κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, ίσως θελήσετε να ακολουθήσετε τον χαιρετισμό παρέχοντας κάποιο πλαίσιο για το λόγο που επικοινωνείτε με αυτό το άτομο.

Μερικά παραδείγματα:

• Με αναφορά στη διαφήμισή σας στους Times ...
• Παρακολουθώ το τηλεφώνημα μας χθες.
• Σας ευχαριστούμε για την επιστολή σας της 5ης Μαρτίου.

Η πλειονότητα μιας επαγγελματικής επιστολής περιέχεται στο σώμα. Αυτό είναι όπου ο συγγραφέας δηλώνει τον λόγο για αντιστοιχία. Για παράδειγμα:

• γράφω σε ρωτώ σχετικά με τη θέση που δημοσιεύτηκε στο The Daily Mail.
• Γράφω για να επιβεβαιώσω τα στοιχεία αποστολής στην παραγγελία # 2346.
• Γράφω για να ζητήσω συγνώμη για τις δυσκολίες που αντιμετωπίσατε την περασμένη εβδομάδα στο υποκατάστημα μας.

Μόλις δηλώσετε τον γενικό λόγο για τη σύνταξη της επιστολής της επιχείρησής σας, χρησιμοποιήστε το σώμα για να παράσχετε πρόσθετες λεπτομέρειες. Για παράδειγμα, ενδέχεται να στέλνετε στον πελάτη σημαντικά έγγραφα για υπογραφή, ζητώντας συγνώμη από έναν πελάτη για κακή εξυπηρέτηση, ζητώντας πληροφορίες από μια πηγή ή για κάποιο άλλο λόγο. Όποιος κι αν είναι ο λόγος, θυμηθείτε να χρησιμοποιείτε γλώσσα που είναι ευγενική και ευγενική.

Για παράδειγμα:

• Θα ήμουν ευγνώμων που θα γνωρίσω την επόμενη εβδομάδα.
• Θα έχετε πιθανώς χρόνο για ένα συνάντηση την επόμενη εβδομάδα?
• Θα χαρώ να σας δώσω μια περιήγηση στις εγκαταστάσεις μας τον ερχόμενο μήνα.
• Δυστυχώς, θα πρέπει να αναβάλουμε τη συνάντηση μέχρι την 1η Ιουνίου.
• Συνημμένο θα βρείτε ένα αντίγραφο της σύμβασης. Παρακαλώ υπογράψτε όπου υποδεικνύεται.

Είναι συνηθισμένο να συμπεριλαμβάνετε μερικές παρατηρήσεις λήξης αφού δηλώσετε την επιχείρησή σας στο σώμα της επιστολής. Αυτή είναι η ευκαιρία σας να ενισχύσετε τη σχέση σας με τον παραλήπτη και θα πρέπει απλώς να είναι μια πρόταση.

• Παρακαλούμε επικοινωνήστε ξανά μαζί μας αν μπορούμε να βοηθήσουμε με οποιονδήποτε τρόπο.
• Εάν έχετε απορίες, μη διστάσετε να με καλέσετε.
• Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το κλείσιμο για να ζητήσετε ή να προσφέρετε μελλοντική επαφή με τον αναγνώστη.
• Ανυπομονώ να ακούσω από σας σύντομα.
• Επικοινωνήστε με τον βοηθό μου για να προγραμματίσετε ένα ραντεβού.

Το τελευταίο πράγμα που χρειάζονται όλες οι επαγγελματικές επιστολές είναι ένας χαιρετισμός, όπου λέτε αντίο στον αναγνώστη. Όπως με την εισαγωγή, πώς γράφετε το χαιρετισμός θα εξαρτηθεί από τη σχέση σας με τον παραλήπτη.

Για πελάτες με τους οποίους δεν χρησιμοποιείτε όνομα, χρησιμοποιήστε:

• Με εκτίμηση (αν δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου στο οποίο γράφετε)
• Με εκτίμηση, (αν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου στο οποίο γράφετε.

Εάν χρησιμοποιείτε το όνομα, χρησιμοποιήστε:

• Καλύτερες ευχές, (αν είστε γνωστοί)
• Με εκτίμηση ή χαιρετισμούς (εάν το άτομο είναι στενός φίλος ή επαφή)

Δείγμα επαγγελματικής επιστολής