Μια αξίωση επιστολών α πειστικόςγράμμα αποστέλλεται από έναν πελάτη σε μια επιχείρηση ή ένα πρακτορείο για να εντοπίσει ένα πρόβλημα με ένα προϊόν ή μια υπηρεσία και μπορεί επίσης να αναφέρεται ως επιστολή καταγγελίας.
Συνήθως, μια επιστολή αξίωσης ανοίγει (και μερικές φορές κλείνει) με ένα αίτημα για προσαρμογές, όπως επιστροφή χρημάτων, αντικατάσταση ή πληρωμή αποζημίωσης, αν και μπορεί να είναι μια εγκάρδια αρχή για τη συναλλαγή ή το προϊόν προνομιούχος.
Ως μέθοδος επιχειρηματική γραφή, επιστολές αξίωσης αποστέλλονται ως νομικά δεσμευτική μορφή επικοινωνίας που μπορεί να χρησιμεύσει ως αποδεικτικό στοιχείο εάν μια αξίωση παραπεμφθεί στο δικαστήριο. Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν απαιτούνται προσφυγές στο δικαστήριο επειδή ο παραλήπτης της επιχείρησης συντάσσει συνήθως μια απάντηση με τη μορφή ενός επιστολή προσαρμογής, που διευθετεί την αξίωση.
Κύρια στοιχεία επιστολής αξίωσης
Οι περισσότεροι επαγγελματίες και μελετητές συμφωνούν ότι μια βασική επιστολή αξίωσης πρέπει να περιλαμβάνει τέσσερα βασικά στοιχεία: μια σαφή εξήγηση του παραπόνου, μια εξήγηση του τι διαμάχη έχει προκαλέσει ή τις απώλειες που υπέστη εξαιτίας αυτής, μια έκκληση για ειλικρίνεια και δικαιοσύνη, και μια δήλωση για το τι θα θεωρούσατε μια δίκαιη προσαρμογή ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ.
Η ακρίβεια στην εξήγηση είναι καθοριστικής σημασίας για την ταχεία και αποτελεσματική διευθέτηση του ισχυρισμού, οπότε ένας συγγραφέας αξιώσεων θα πρέπει να παρέχει όσες λεπτομέρειες σχετικά με την αδυναμία ενός προϊόν ή το σφάλμα στην υπηρεσία που ελήφθη, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας και της ώρας, το ποσό είναι το κόστος και η απόδειξη ή ο αριθμός παραγγελίας και οποιαδήποτε άλλη λεπτομέρεια που βοηθά στον καθορισμό του τι ακριβώς πήγε λανθασμένος.
Η ταλαιπωρία που προκάλεσε αυτό το σφάλμα και η έκκληση προς την ανθρωπότητα και τη συμπόνια του αναγνώστη είναι εξίσου σημαντική για να πάρει αυτό που θέλει ο συγγραφέας από την αξίωση. Αυτό παρέχει το κίνητρο του αναγνώστη να ενεργήσει αμέσως μετά από αίτημα του συγγραφέα προκειμένου να διορθώσει την κατάσταση και να διατηρήσει τον πελάτη ως πελάτη.
Ως R.C. Ο Krishna Mohan γράφει στο "Business Correspondence and Report Writing" ότι για να εξασφαλίσει μια προτροπή και ικανοποιητική απάντηση, μια επιστολή αξίωσης γράφεται συνήθως στον προϊστάμενο της μονάδας ή στο τμήμα που είναι υπεύθυνο για το λάθος."
Συμβουλές για μια αποτελεσματική επιστολή
Ο τόνος της επιστολής πρέπει να διατηρείται τουλάχιστον σε ένα απλό επιχειρησιακό επίπεδο, αν όχι επίσημο, προκειμένου να διατηρηθεί ο επαγγελματισμός στο αίτημα. Επιπλέον, ο συγγραφέας θα πρέπει να γράψει το παράπονο με την παραδοχή ότι το αίτημα θα δοθεί κατά την παραλαβή.
ΜΕΓΑΛΟ. Sue Baugh, Maridell Fryar και David A. Ο Τόμας γράφει στο "Πώς να γράψετε επαγγελματική αλληλογραφία πρώτης κατηγορίας" ότι πρέπει "να διεκδικήσετε την αξίωσή σας με ακρίβεια και προσοχή" και ότι είναι καλύτερο να "αποφύγετε απειλές, κατηγορίες ή καλυμμένες υποδείξεις για το τι θα κάνετε εάν το ζήτημα δεν επιλυθεί ταχέως."
Η ευγένεια προχωρά πολύ στον κόσμο της εξυπηρέτησης πελατών, οπότε είναι καλύτερο να απευθυνθείτε στην ανθρωπότητα του παραλήπτη δηλώνοντας πώς το πρόβλημα σας επηρέασε προσωπικά αντί να απειλήσετε να μποϊκοτάρετε την εταιρεία ή να συκοφαντήσετε όνομα. Συμβαίνουν ατυχήματα και γίνονται λάθη - δεν υπάρχει λόγος να είσαι ασυνήθιστος.