Σε επιχειρηματική γραφή και τεχνικήΣτην επικοινωνία, τα γραφικά χρησιμοποιούνται ως οπτικές αναπαραστάσεις για την υποστήριξη του κείμενο σε ένα κανω ΑΝΑΦΟΡΑ, πρόταση, σύνολο απο οδηγίες, ή παρόμοια έγγραφα.
Οι τύποι γραφικών περιλαμβάνουν γραφήματα, διαγράμματα, σχέδια, σχήματα, γραφήματα, χάρτες, φωτογραφίες και πίνακες.
Ετυμολογία: Από τα ελληνικά, «γραφή»
«Τα επιτυχημένα γραφικά ενσωματώνουν ουσία, στατιστικά στοιχεία και σχεδιασμό για να επιτύχουν τέσσερις αρχές: σαφήνεια, ακρίβεια, αποτελεσματικότητα και ακεραιότητα. Τα καλύτερα γραφικά δίνουν στον θεατή τον μεγαλύτερο αριθμό ιδεών όσο το δυνατόν γρηγορότερα στον ελάχιστο χώρο."
(Τζον Μ. Penrose, Robert W. Rasberry και Robert J. Myers, Business Communication for Managers: An Advanced Approach, 5η έκδ. Thomson, 2004)
Κριτήρια για αποτελεσματικά γραφικά
Είτε σχεδιάζονται με το χέρι είτε παράγονται από υπολογιστή, οι επιτυχημένοι πίνακες και οι αριθμοί έχουν αυτά τα χαρακτηριστικά (από τους Sharon Gerson και Steven Gerson, Τεχνική Γραφή: Διαδικασία και Προϊόν, 5η έκδ. Pearson, 2006):
- Είναι ενσωματωμένα με το κείμενο (δηλαδή, το γραφικό συμπληρώνει το κείμενο. το κείμενο εξηγεί το γραφικό).
- Βρίσκονται κατάλληλα (κατά προτίμηση αμέσως μετά το κείμενο που αναφέρεται στο γραφικό και όχι μια σελίδα ή σελίδες αργότερα).
- Προσθέστε στο υλικό που εξηγείται στο κείμενο (χωρίς να είναι περιττός).
- Κοινοποιήστε σημαντικές πληροφορίες που δεν μπορούσαν να μεταφερθούν εύκολα σε μια παράγραφο ή μεγαλύτερο κείμενο.
- Μην περιέχει λεπτομέρειες που μειώνουν αντί να βελτιώνουν τις πληροφορίες.
- Είναι αποτελεσματικό μέγεθος (όχι πολύ μικρό ή πολύ μεγάλο).
- Είναι προσεγμένα τυπωμένα για να είναι ευανάγνωστα.
- Έχουν σωστή επισήμανση (με θρύλους, επικεφαλίδες και τίτλους).
- Ακολουθήστε το στυλ άλλων σχημάτων ή πινάκων στο κείμενο.
- Έχουν σχεδιαστεί καλά και εκτελούνται προσεκτικά.
Πλεονεκτήματα των Γραφικών
«Τα γραφικά προσφέρουν πλεονεκτήματα που οι λέξεις από μόνες τους δεν μπορούν:
- Τα γραφικά είναι απαραίτητα για την επίδειξη λογικών και αριθμητικών σχέσεων[.. .]
- Τα γραφικά μπορούν να επικοινωνούν χωρική πληροφόρηση πιο αποτελεσματικά από τα λόγια μόνο.
- Τα γραφικά μπορούν να επικοινωνούν βήματα σε α επεξεργάζομαι, διαδικασία πιο αποτελεσματικά από τα λόγια μόνο[.. .]
- Τα γραφικά μπορούν να εξοικονομήσουν χώρο[.. .]
- Τα γραφικά μπορούν να μειώσουν το κόστος των εγγράφων που προορίζονται για διεθνείς αναγνώστες... .
Καθώς σχεδιάζετε και σχεδιάζετε το έγγραφό σας, αναζητήστε ευκαιρίες να χρησιμοποιήσετε γραφικά για να διευκρινίσετε, να τονίσετε και να οργανώσετε πληροφορίες."
(Μάικ Μάρκελ, Τεχνική Επικοινωνία, 9η έκδ. Bedford/St. Martin's, 2010)
Γνωστό και ως: οπτικά βοηθήματα, γραφικά