Γενεαλογική Αλληλογραφία: Ζητήστε πληροφορίες μέσω ταχυδρομείου

Δεν μπορείτε να βρείτε τις πληροφορίες στο Διαδίκτυο και δεν έχετε χρόνο ή χρήματα για να επισκεφθείτε το δικαστήριο. Κανένα πρόβλημα! Χρησιμοποιώντας την ταχυδρομική υπηρεσία για να ζητήσετε έγγραφα, αρχεία και άλλες πληροφορίες για την οικογένειά σας, μπορείτε να εξοικονομήσετε ώρες από την ώρα σας. Νεκρολογίες από τη βιβλιοθήκη, πιστοποιητικά γέννησης από το γραφείο ζωτικών αρχείων, διαθήκες από το δικαστήριο, και οι γάμοι από την εκκλησία είναι μόνο μερικές από τις πολλές εγγραφές διαθέσιμες μέσω ταχυδρομείου.

Το κόλπο για την απόκτηση πληροφοριών μέσω ταχυδρομείου είναι να εξοικειωθείτε με τα αρχεία και τις πολιτικές των αρχείων και αποθετηρίων στην περιοχή στην οποία ζούσαν οι πρόγονοί σας. Οι ερωτήσεις που πρέπει να ρωτήσετε πριν ζητήσετε αντίγραφα μέσω ταχυδρομείου περιλαμβάνουν:

• Μπορούν να αποσταλούν φωτοαντίγραφα εγγράφων ταχυδρομικώς;
• Ποια αρχεία είναι διαθέσιμα; Για ποιες χρονικές περιόδους;
• Έχουν καταχωρηθεί τα αρχεία;
• Μπορούν να ληφθούν ευρετήρια για ένα συγκεκριμένο επώνυμο μέσω ταχυδρομείου;
instagram viewer
• Ποιο είναι το κόστος απόκτησης αντιγράφων;
• Υπάρχει πρόσθετη χρέωση για την αποστολή αντιγράφων μέσω ταχυδρομείου κατά την επίσκεψη προσωπικά;
• Ποιες μορφές πληρωμής γίνονται αποδεκτές;
• Μπορούν οι αιτήσεις να αποσταλούν με φαξ ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο;
• Είναι απαραίτητη μια πλήρης αναφορά (ακριβές όνομα, ημερομηνία, κλπ.) Ή μπορεί να πραγματοποιηθεί αναζήτηση;
• Ποιος είναι ο μέσος χρόνος μετασχηματισμού για αιτήματα γενεαλογίας;

Για να είναι ευκολότερο να ζητάτε τα αρχεία γενεαλογικού περιεχομένου μέσω αλληλογραφίας, βοηθάει πρώτα να αποκτήσετε πρόσβαση σε οποιαδήποτε δημοσιευμένα ευρετήρια. Οι ευρετήρια διευκολύνουν τον εντοπισμό του επωνύμου σας, τον έλεγχο άλλων πιθανών συγγενών που ζουν στην περιοχή και τη διερεύνηση πιθανών διαφορών ορθογραφίας. Σας δίνουν επίσης τη δυνατότητα να ζητήσετε εύκολα συγκεκριμένα έγγραφα με αναφορά του τόμου και της σελίδας ή του αριθμού πιστοποιητικού. Πολλές εγκαταστάσεις δεν διαθέτουν τους πόρους για την έρευνα γενεαλογίας, αλλά οι περισσότεροι με χαρά παρέχουν αντίγραφα των εγγράφων όταν τους παρέχονται οι συγκεκριμένες πληροφορίες πηγής που λαμβάνονται μέσω του ευρετηρίου.

Πολλές πράξεις γης, ζωτικά αρχεία, αρχεία μετανάστευσης και διαθήκες έχουν ευρετηριαστεί και μπορούν να ληφθούν με μικροφίλμ μέσω της τοπικής σας Κέντρο οικογενειακής ιστορίας ή μέσω διαδικτύου μέσω FamilySearch. Μπορείτε επίσης να γράψετε απευθείας στην εγκατάσταση (όπως γραφείο πράξεων) απευθείας και να ζητήσετε αντίγραφα των ευρετηρίων για ένα συγκεκριμένο επώνυμο ή χρονικό πλαίσιο. Εντούτοις, δεν θα παρέχουν όλες οι αποθήκες αυτή την υπηρεσία.

Εάν δεν σκοπεύετε να στείλετε μόνο ένα αίτημα, είναι χρήσιμο να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα, που ονομάζεται αρχείο καταγραφής αλληλογραφίας, στο να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε τα αιτήματα που στέλνετε, τις απαντήσεις που λαμβάνετε και τις πληροφορίες που έχετε λαμβάνεται. Χρησιμοποιήστε το αρχείο καταγραφής αλληλογραφίας για να καταγράψετε την ημερομηνία της αίτησής σας, το όνομα του ατόμου ή των αρχείων με τα οποία είστε αντίστοιχα και τις πληροφορίες που ζητήσατε. Όταν λάβετε μια απάντηση, σημειώστε την ημερομηνία και τις πληροφορίες που λάβατε.

Όταν ζητάτε πληροφορίες και έγγραφα μέσω ταχυδρομείου, κρατήστε τα αιτήματά σας σύντομα και μέχρι το σημείο. Προσπαθήστε να μην ζητήσετε περισσότερες από μία ή δύο εγγραφές ανά συναλλαγή, εκτός αν έχετε ελέγξει εκ των προτέρων το άτομο που χειρίζεται το αίτημά σας. Ορισμένες διευκολύνσεις απαιτούν τη διεκπεραίωση κάθε ξεχωριστής αίτησης σε ξεχωριστή συναλλαγή, ενώ άλλοι με χαρά θα αντιγράψουν τις δώδεκα έγγραφα για εσάς. Συμπεριλάβετε πληρωμή, εάν απαιτείται, μαζί με την επιστολή σας. Εάν δεν απαιτείται πληρωμή, είναι πάντα ωραίο να προσφέρετε δωρεά. Οι βιβλιοθήκες, οι γενεαλογικές κοινωνίες και οι εκκλησίες, ιδιαίτερα, εκτιμούν αυτή τη χειρονομία. Ορισμένα αποθετήρια μπορούν να σας στείλουν ένα λογαριασμό μετά την παραλαβή του αρχικού σας αιτήματος, βάσει του πραγματικού αριθμού των φωτοαντιγράφων που απαιτούνται από τα έγγραφα που έχετε ζητήσει. Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα πρέπει να στείλετε πληρωμή πριν λάβετε τα αντίγραφα.

Για τις καλύτερες πιθανότητες να ενθαρρύνετε την επιτυχή απάντηση στα αιτήματά σας:

• Κρατήστε την επιστολή σας σύντομη και απλή. Δηλώστε τι πληροφορίες χρειάζεστε και συμπεριλάβετε μόνο τις πληροφορίες υποβάθρου που μπορεί να βοηθήσουν κάποιον να βρει την απάντηση στο αίτημά σας.
• Συμπεριλάβετε ορθογραφικά ονόματα, ψευδώνυμα κτλ. σύμφωνα με την οποία μπορούν να βρεθούν αρχεία.
• Να συμπεριλαμβάνεται πάντοτε ένας φάκελος με αυτοκόλλητο, σφραγισμένο φάκελο (SASE)
• Συμπεριλάβετε το όνομα και τη διεύθυνσή σας στο γράμμα, καθώς και στο SASE
• Συμπεριλάβετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον αριθμό τηλεφώνου με την επιστολή σας. Αυτό επιτρέπει στο άτομο που χειρίζεται το αίτημά σας να επικοινωνήσει μαζί σας γρήγορα εάν έχει ερωτήσεις.
• Να είστε ευγενικοί και ευγενικοί. "Παρακαλώ" και "ευχαριστώ" πηγαίνει πολύ μακριά.
• Επαναλάβετε την επιστολή σας για γραμματική και ορθογραφία, βεβαιωθείτε ότι το αίτημά σας είναι εύκολο να κατανοηθεί και ότι έχετε συμπεριλάβει ακριβή ονόματα, ημερομηνίες και μέρη.
• Κρατήστε ένα αντίγραφο της επιστολής σας, τουλάχιστον μέχρι να λάβετε μια απάντηση και σημειώστε το στο ημερολόγιο αλληλογραφίας σας.

Πολλές από τις γενεαλογικές σας έρευνες μπορούν να διεξαχθούν με επιτυχία μέσω αλληλογραφίας, αρκεί να κάνετε την εργασία σας, να είστε ευγενικοί και προσεκτικοί σε όλη την αλληλογραφία σας και να παρακολουθείτε καλά τα αποτελέσματά σας. Καλο κυνηγι!