Συμβουλές για τη σύνταξη αποτελεσματικών επιστολών στο Κογκρέσο

Άνθρωποι που σκέφτονται μέλη του Το Κογκρέσο των ΗΠΑ πληρώνουν λίγη ή καθόλου προσοχή στο συστατικό ταχυδρομείο είναι απλά λάθος. Οι συνοπτικές, καλά μελετημένες προσωπικές επιστολές είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους με τους οποίους οι Αμερικανοί έχουν να επηρεάσουν τους νομοθέτες που εκλέγουν.

Μέλη του Κογκρέσου λαμβάνουν εκατοντάδες επιστολές και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα, οπότε θα χρειαστεί να ξεχωρίσετε την επιστολή σας. Είτε επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε το Ταχυδρομική υπηρεσία των ΗΠΑ ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εδώ είναι μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να γράψετε μια επιστολή στο Κογκρέσο που έχει αντίκτυπο.

Να στείλετε πάντα ένα παραδοσιακό γράμμα. Παρόλο που είναι ευκολότερο να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όλοι οι γερουσιαστές και οι αντιπρόσωποι έχουν τώρα διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι γραπτές επιστολές λαμβάνουν μεγαλύτερη προσοχή και έχουν μεγαλύτερο αντίκτυπο. Οι γερουσιαστές και οι εκπρόσωποι και το προσωπικό τους παίρνουν κυριολεκτικά εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους συντάκτες τους αναμειγνύονται με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους συναδέλφους νομοθέτες και τα μέλη του προσωπικού τους και έτσι εύκολα παραβλέπονται ή αγνοούνται. Επιπλέον, ο χρόνος για να στείλετε μια παραδοσιακή, χειρόγραφη επιστολή είναι ο καλύτερος τρόπος για να δείξετε ότι "ενδιαφέρεστε πραγματικά" για τα θέματα που αντιμετωπίζετε.

Συνήθως είναι καλύτερο να στέλνετε επιστολές στον εκπρόσωπο της τοπικής περιφέρειας του Κογκρέσου ή στους γερουσιαστές από το κράτος σας. Η ψήφος σας βοηθάει να τις εκλέξετε - ή όχι - και αυτό το γεγονός από μόνο του έχει πολύ βάρος. Βοηθά επίσης να προσωποποιήσετε την επιστολή σας. Η αποστολή του ίδιου μηνύματος "cookie-cutter" σε κάθε μέλος του Κογκρέσου μπορεί να τραβήξει την προσοχή, αλλά σπάνια πολύ.

Είναι επίσης μια καλή ιδέα να σκεφτείτε την αποτελεσματικότητα όλων των επιλογών επικοινωνίας σας. Για παράδειγμα, μια προσωπική συνάντηση σε μια εκδήλωση, το δημαρχείο ή το τοπικό γραφείο του αντιπροσώπου μπορεί συχνά να αφήσει τη μεγαλύτερη εντύπωση.

Αυτό όμως δεν είναι πάντοτε μια επιλογή. Το επόμενο καλύτερο στοίχημα για να εκφράσετε τη γνώμη σας είναι μια επίσημη επιστολή και στη συνέχεια ένα τηλεφώνημα στο γραφείο. Ενώ το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι βολικό και γρήγορο, μπορεί να μην έχει την ίδια επιρροή με τις άλλες παραδοσιακές διαδρομές.

Υπάρχουν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να βρείτε τις διευθύνσεις όλων των εκπροσώπων σας στο Κογκρέσο. Η Γερουσία των ΗΠΑ είναι εύκολη επειδή κάθε κράτος έχει δύο γερουσιαστές. Senate.gov έχει έναν εύκολο να πλοηγηθεί στον κατάλογο όλων των σημερινών γερουσιαστών. Θα βρείτε συνδέσμους στον ιστότοπό τους, τον αριθμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον αριθμό τηλεφώνου τους, καθώς και τη διεύθυνση στο γραφείο τους στην Washington DC.

Η Βουλή των Αντιπροσώπων είναι λίγο πιο δύσκολη επειδή πρέπει να ψάξετε για το άτομο που εκπροσωπεί τη συγκεκριμένη περιοχή σας μέσα στο κράτος. Ο ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε είναι να πληκτρολογήσετε τον ταχυδρομικό κώδικα σας στο "Find Your Representative" στο House.gov. Αυτό θα περιορίσει τις επιλογές σας, αλλά ίσως χρειαστεί να το βελτιώσετε με βάση τη φυσική σας διεύθυνση, επειδή οι ταχυδρομικοί κώδικες και οι συνοικίες του Κογκρέσου δεν συμπίπτουν.

Και στα δύο σπίτια του Κογκρέσου, ο επίσημος ιστότοπος του αντιπροσώπου θα έχει επίσης όλα τα στοιχεία επικοινωνίας που χρειάζεστε. Αυτό περιλαμβάνει τις θέσεις των τοπικών γραφείων τους.

Η επιστολή σας θα είναι πιο αποτελεσματική αν απευθυνθείτε σε ένα μόνο θέμα ή θέμα και όχι σε διάφορα θέματα που μπορεί να αισθάνεστε πάθος. Τα πληκτρολογημένα γράμματα είναι καλύτερα. Πολλά Επιτροπές Πολιτικής Δράσης (PAC) προτείνουμε ένα γράμμα τριών παραγράφων δομημένο ως εξής:

1. Πείτε γιατί γράφετε και ποιοι είστε. Καταχωρίστε τα διαπιστευτήριά σας και δηλώστε ότι είστε πολίτης. Επίσης, δεν πειράζει να αναφέρετε εάν ψηφίσατε ή δώσατε τους. Αν θέλετε απάντηση, πρέπει να συμπεριλάβετε το όνομα και τη διεύθυνσή σας, ακόμη και όταν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
2. Παρέχετε περισσότερες λεπτομέρειες. Να είστε πραγματικοί και όχι συναισθηματικοί. Παρέχετε συγκεκριμένες και όχι γενικές πληροφορίες σχετικά με το πώς το θέμα επηρεάζει εσάς και τους άλλους. Αν υπάρχει συγκεκριμένος λογαριασμός, αναφέρετε τον σωστό τίτλο ή τον αριθμό όποτε είναι δυνατόν.
3. Κλείστε ζητώντας τη δράση που θέλετε να τραβήξετε. Θα μπορούσε να είναι μια ψηφοφορία υπέρ ή κατά ενός νομοσχεδίου, μιας αλλαγής στη γενική πολιτική ή κάποια άλλη ενέργεια, αλλά να είναι συγκεκριμένη.

Οι καλύτερες επιστολές είναι ευγενικές, μέχρι στιγμής, και περιλαμβάνουν συγκεκριμένα παραδείγματα υποστήριξης.

Πάντα να διορθώνετε την επιστολή σας πριν την ταχυδρομήσετε. Διαβάστε τουλάχιστον δύο φορές, ελέγχοντας ορθογραφικά λάθη, στίγματα και γραμματικά σφάλματα. Βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε επαναλάβει τον εαυτό σας, δεν κατάφερε να κάνει τα σημεία σας καθαρά ή δεν άφησε τίποτα έξω. Μια επιστολή χωρίς σφάλματα προσθέτει την αξιοπιστία σας.

Τα μέλη του Κογκρέσου έχουν πολλά θέματα στις ημερήσιες διατάξεις τους, οπότε είναι καλύτερο να είναι όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένα για το θέμα σας. Όταν γράφετε για συγκεκριμένο νομοσχέδιο ή νόμο, συμπεριλάβετε τον επίσημο αριθμό, ώστε να γνωρίζουν ακριβώς τι αναφέρεστε (βοηθά επίσης την αξιοπιστία σας).

Εάν χρειάζεστε βοήθεια για την εύρεση του αριθμού ενός λογαριασμού, χρησιμοποιήστε το Thomas Legislative Information System. Αναφέρετε αυτά νομοθεσία αναγνωριστικά:

• Ο λογαριασμός του σπιτιού: "H.R._____"
• Αναλύσεις σπιτιών: "H.RES._____"
• Κοινές αποφάσεις ψηφίσματος: "H.J.RES._____"
• Γραμματείες Γερουσίας: "ΜΙΚΡΟ._____"
• Ψηφίσματα της Γερουσίας: "S.RES._____"
• Κοινά ψηφίσματα της Γερουσίας: "S.J.RES._____"

Υπάρχει επίσης επίσημος τρόπος αντιμετώπισης των μελών του Κογκρέσου. Χρησιμοποιήστε αυτές τις κεφαλίδες για να ξεκινήσετε την επιστολή σας, συμπληρώνοντας το κατάλληλο όνομα και διευθύνσεις για τον Εκπρόσωπό σας. Επίσης, είναι καλύτερο να συμπεριλάβετε την κεφαλίδα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Στο δικό σου Γερουσιαστής:

Ο Αξιότιμος (πλήρες όνομα)
(αίθουσα #) (όνομα) κτίριο γραφείων της Γερουσίας
Γερουσία των Ηνωμένων Πολιτειών
Washington, DC 20510
Αγαπητέ Γερουσιαστή (επώνυμο):

Στο δικό σου Εκπρόσωπος:

Ο Αξιότιμος (πλήρες όνομα)
(αίθουσα #) (όνομα) Κτίριο γραφείων οικίας
Βουλή των Αντιπροσώπων των Ηνωμένων Πολιτειών
Washington, DC 20515
Αγαπητέ εκπρόσωπο (επωνυμία):

Οι δικαστές του Ανώτατου Δικαστηρίου των ΗΠΑ δεν έχουν διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά διαβάζουν επιστολές από πολίτες. Μπορείτε να στείλετε γράμματα μέσω ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τη διεύθυνση που βρίσκεται την ιστοσελίδα του SupremeCourt.gov.

Εδώ είναι μερικά βασικά πράγματα που πρέπει πάντα να κάνετε και μην κάνετε ποτέ όταν γράφετε στους εκλεγμένους αντιπροσώπους σας.

1. Να είστε ευγενικοί και σεβαστοί, χωρίς να "χτυπάτε".
2. Σαφώς και απλά αναφέρει τον σκοπό της επιστολής σας. Αν πρόκειται για έναν συγκεκριμένο λογαριασμό, προσδιορίστε το σωστά.
3. Πείτε ποιοι είστε. Ανώνυμα γράμματα δεν πηγαίνουν πουθενά. Ακόμα και στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, συμπεριλάβετε το σωστό όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αν δεν συμπεριλάβετε τουλάχιστον το όνομα και τη διεύθυνσή σας, δεν θα λάβετε απάντηση.
4. Δηλώστε τα επαγγελματικά διαπιστευτήρια ή την προσωπική σας εμπειρία, ειδικά εκείνα που αφορούν το θέμα της επιστολής σας.
5. Κρατήστε την επιστολή σας σύντομη-μια σελίδα είναι καλύτερο.
6. Χρησιμοποιήστε συγκεκριμένα παραδείγματα ή στοιχεία για να στηρίξετε τη θέση σας.
7. Δηλώστε τι θέλετε να κάνετε ή προτείνετε μια πορεία δράσης.
8. Ευχαριστήστε το μέλος για το χρόνο που αφιερώσατε για να διαβάσετε την επιστολή σας.

Ακριβώς επειδή αντιπροσωπεύουν τους ψηφοφόρους δεν σημαίνει αυτό μέλη του Κογκρέσου υπόκεινται σε κατάχρηση ή μειονέκτημα. Όσο παθιασμένος μπορεί να είναι για ένα θέμα, η επιστολή σας θα είναι πιο αποτελεσματική εάν είναι γραμμένη από μια ήρεμη, λογική προοπτική. Εάν είστε θυμωμένος για κάτι, γράψτε την επιστολή σας και επεξεργαστείτε την επόμενη μέρα για να βεβαιωθείτε ότι μεταφέρετε έναν ευγενικό, επαγγελματικό τόνο. Επίσης, φροντίστε να αποφύγετε αυτές τις παγίδες.

Μην χρησιμοποιήστε χυδαιότητα, βλακεία ή απειλές. Τα πρώτα δύο είναι απλά αγενής και η τρίτη μπορεί να σας επισκεφθεί από τη μυστική υπηρεσία. Με απλά λόγια, μην αφήνετε το πάθος σας να σας εμποδίζει να το κάνετε.

Μην μην συμπεριλάβετε το όνομα και τη διεύθυνσή σας, ακόμη και σε επιστολές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πολλοί εκπρόσωποι δίνουν προτεραιότητα στις παρατηρήσεις των ψηφοφόρων τους και μια επιστολή στο ταχυδρομείο μπορεί να είναι ο μόνος τρόπος για να λάβετε μια απάντηση.

Μην ζήτηση απάντησης. Δεν μπορείτε να πάρετε ένα ανεξάρτητα από το τι και η απαίτηση είναι απλά μια άλλη αγενής χειρονομία που κάνει λίγα για την περίπτωσή σας.

Μην χρησιμοποιήστε το κείμενο του λέιζερ. Πολλά οργανώσεις τοπικής αυτοδιοίκησης θα στείλει ένα προετοιμασμένο κείμενο σε ανθρώπους που ενδιαφέρονται για το θέμα τους, αλλά προσπαθήστε να μην αντιγράψετε και να επικολλήσετε αυτό στην επιστολή σας. Χρησιμοποιήστε το ως οδηγό για να βοηθήσετε να κάνετε το σημείο και να γράψετε την επιστολή με τα δικά σας λόγια με την προσωπική σας προοπτική. Να πάρει χιλιάδες γράμματα που λένε ότι ακριβώς το ίδιο πράγμα μπορεί να μειώσει τον αντίκτυπο.