Σκοπός των επιστολών παραλαβής είναι να αποδείξετε ότι έχετε λάβει συγκεκριμένα έγγραφα ή συγκεκριμένο τύπο αίτησης. Οι επιστολές αναγνώρισης χρησιμοποιούνται συχνά για οτιδήποτε εμπλέκεται σε μια νομική διαδικασία.
Στοιχεία της επιστολής
Όπως και με οποιαδήποτε επαγγελματική ή επαγγελματική αλληλογραφία, θα πρέπει να ξεκινήσετε την επιστολή σας με μερικά συγκεκριμένα και αναμενόμενα στοιχεία:
- Το όνομά σας, η διεύθυνσή σας και η ημερομηνία στην επάνω δεξιά
- Το όνομα του προσώπου στο οποίο απευθύνεστε στο γράμμα που βρίσκεται επάνω αριστερά στη γραμμή κάτω από τη διεύθυνσή σας
- Το όνομα της εταιρείας (εάν χρειάζεται)
- Η διεύθυνση της επιχείρησης ή του ατόμου
- Μια γραμμή θέματος που αναφέρει εν συντομία τον προορισμό του γράμματος με έντονους χαρακτήρες (όπως "Νομική υπόθεση αρ. 24")
- Ένα χαιρετισμό ανοίγματος, όπως "Αγαπητέ κ. Smith"
Όταν ξεκινάτε την επιστολή αναγνώρισης, ξεκινήστε με μια σύντομη πρόταση που δηλώνει ότι πρόκειται πράγματι για επιστολή αναγνώρισης. Ορισμένες φράσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περιλαμβάνουν:
- Αναγνωρίζω την παραλαβή των ακόλουθων εγγράφων ...
- Αναγνωρίζω την παραλαβή ...
- Θα διασφαλίσουμε ότι ο υπεύθυνος θα λάβει αυτά τα υλικά αμέσως μόλις επιστρέψουν στο γραφείο.
Το υπόλοιπο της επιστολής θα πρέπει να περιλαμβάνει το κείμενο του σώματος, όπου εξηγείτε σε μία ή δύο παραγράφους τι ακριβώς αναγνωρίζετε. Στο τέλος του σώματος της επιστολής, μπορείτε να προσφέρετε τη βοήθειά σας, εάν χρειαστεί, όπως: "Αν μπορώ να βοηθήσω περισσότερο, μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου ". Τερματίστε την επιστολή με ένα τυπικό κλείσιμο, όπως:" Ειλικρινά, ο κ. Joe Smith, XX Εταιρεία."
Δείγμα δείγματος
Μπορεί να είναι χρήσιμο να δείτε ένα πρότυπο δείγμα επιστολής. Μη διστάσετε να αντιγράψετε την παρακάτω μορφή για την επιστολή σας επιβεβαίωσης. Παρόλο που δεν εκτυπώνεται ως τέτοιο σε αυτό το άρθρο, σημειώστε ότι γενικά πρέπει να κάνετε τη διεύθυνσή σας και την ημερομηνία να ξεκαθαρίσετε σωστά.
Joseph Smith
Acme Trading Company
5555 S. Κεντρικός δρόμος
Οπουδήποτε, Καλιφόρνια 90001
25 Μαρτίου 2018
Σχετικά με:Νομική υπόθεση αριθ. 24
Αγαπητός ______:
Επειδή ο κ. Doug Jones βρίσκεται εκτός γραφείου για τις επόμενες δύο εβδομάδες, σας παρακαλώ να λάβετε την επιστολή σας με ημερομηνία 20 Μαρτίου 2018. Θα τον γνωρίσει αμέσως μετά την επιστροφή του.
Εάν μπορώ να βοηθήσω κατά τη διάρκεια της απουσίας του κ. Jones, παρακαλώ μην διστάσετε να καλέσετε.
Με εκτίμηση,
Joseph Smith
Υπογράψτε την επιστολή κάτω από το κλείσιμο, "Με ειλικρίνεια", ακριβώς επάνω από το όνομά σας.
Άλλα θέματα
Η επιστολή παραλαβής παρέχει τεκμηρίωση ότι έχετε λάβει την επιστολή, την παραγγελία ή την καταγγελία από το άλλο μέρος. Σε περίπτωση που το ζήτημα γίνει νομική ή επαγγελματική διαφωνία, η επιστολή σας επιβεβαίωσης αποδεικνύει ότι έχετε απαντήσει στο αίτημα του άλλου μέρους.
Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με το στυλ των επιστολών επιχειρήσεων, αφιερώστε χρόνο για να μάθετε τη βασική μορφή για τη σύνταξη επιστολές των επιχειρήσεων, και επανεξετάστε το διάφορα είδη επιχειρηματικών επιστολών. Αυτό θα σας βοηθήσει να βελτιώσετε τις ικανότητές σας για συγκεκριμένους επαγγελματικούς σκοπούς, όπως διεξάγοντας έρευνες, προσαρμογή των απαιτήσεων, και τη γραφή συνοδευτικές επιστολές.