Πώς να γράψετε μια επιστολή συστάσεως

Γραφή μια συστατική επιστολή είναι μια μεγάλη ευθύνη που θα μπορούσε να καθορίσει το μέλλον ενός υπαλλήλου, σπουδαστή, συναδέλφου ή κάποιον άλλον που γνωρίζετε.

Οι συστατικές επιστολές ακολουθούν α τυπική μορφή και διάταξη, οπότε είναι χρήσιμο να καταλάβουμε τι να συμπεριλάβετε, τα πράγματα που πρέπει να αποφύγετε και πώς να ξεκινήσετε. Είτε ζητάτε μια επιστολή είτε γράφετε ένα, μερικές χρήσιμες συμβουλές θα κάνουν τη διαδικασία πολύ πιο εύκολη.

Κατά τη σύνταξη μιας σύστασης, είναι σημαντικό να δημιουργήσετε μια αρχική επιστολή που είναι μοναδική για το άτομο που συστήνετε. Δεν πρέπει ποτέ να αντιγράφετε κείμενο απευθείας από ένα δείγμα επιστολής - αυτό ισοδυναμεί με την αντιγραφή ενός βιογραφικού σημειώματος από το διαδίκτυο-καθώς κάνει τόσο εσάς όσο και το θέμα της σύστασής σας να φαίνονται κακοί.

Για να κάνετε τις προτάσεις σας πρωτότυπες και αποτελεσματικός, προσπαθήστε να συμπεριλάβετε συγκεκριμένα παραδείγματα των επιτευγμάτων ή των δυνατοτήτων του υποψηφίου ως ακαδημαϊκός, υπάλληλος ή ηγέτης.

Κρατήστε τα σχόλιά σας σύντομα και στο σημείο. Η επιστολή σας θα πρέπει να είναι μικρότερη από μία σελίδα, οπότε επεξεργαστείτε τη μερικά παραδείγματα που πιστεύετε ότι θα είναι τα πιο χρήσιμα.

Μπορεί επίσης να θέλετε να μιλήσετε με το άτομο που συστήνετε για τις ανάγκες τους. Χρειάζονται μια επιστολή που υπογραμμίζει την εργασιακή τους ηθική; Θα προτιμούσαν μια επιστολή που να αφορά τις πτυχές του δυναμικού τους σε μια συγκεκριμένη περιοχή;

Δεν θέλετε να πείτε τίποτα αναληθές, αλλά γνωρίζοντας το επιθυμητό σημείο εστίασης μπορεί να εμπνεύσει το περιεχόμενο της επιστολής.

Το παρακάτω επιστολικό δείγμα δείχνει τι μπορεί να συμπεριληφθεί σε μια αναφορά καριέρας ή σύσταση απασχόλησης. Περιλαμβάνει μια σύντομη εισαγωγή που επισημαίνει τα δυνατά σημεία του υπαλλήλου, μερικά σχετικά παραδείγματα στις δύο κύριες παραγράφους και ένα απλό κλείσιμο.

Θα παρατηρήσετε ότι ο σύμβουλος παρέχει συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με το θέμα και επικεντρώνεται σε μεγάλο βαθμό στις δυνάμεις της. Αυτά περιλαμβάνουν στέρεες διαπροσωπικές δεξιότητες, δεξιότητες ομαδικής εργασίας και ισχυρή ηγετική ικανότητα.

Ο συνήγορος περιλαμβάνει επίσης συγκεκριμένα παραδείγματα επιτευγμάτων (όπως η αύξηση των κερδών.) Τα παραδείγματα είναι σημαντικά και προσδίδουν νομιμότητα στη σύσταση.

Επίσης, παρατηρήστε ότι αυτή η επιστολή είναι παρόμοια με μια συνοδευτική επιστολή που μπορείτε να στείλετε μαζί με το δικό σας βιογραφικό σημείωμα. Η μορφή μιμείται μια παραδοσιακή συνοδευτική επιστολή και πολλές από τις λέξεις-κλειδιά που χρησιμοποιούνται για να περιγράψουν πολύτιμες εργασιακές δεξιότητες περιλαμβάνονται.

Προσπαθήστε να απευθύνετε την επιστολή στο συγκεκριμένο άτομο που θα το διαβάζει αν είναι δυνατόν. Θέλετε η επιστολή να είναι προσωπική.

Προς κάθε ενδιαφερόμενο:
Αυτή η επιστολή είναι η προσωπική μου σύσταση για την Cathy Douglas. Μέχρι πρόσφατα, ήμουν άμεσος επιβλέπων της Cathy για αρκετά χρόνια. Την βρήκα σταθερά ευχάριστη, αντιμετωπίζοντας όλες τις εργασίες με αφοσίωση και χαμόγελο. Οι διαπροσωπικές της ικανότητες είναι υποδειγματικές και εκτιμώνται από όλους όσους εργάζονται μαζί της.
Εκτός από τη χαρά να δουλέψουμε, η Cathy είναι ένα άτομο που παίρνει το χρέος και μπορεί να παρουσιάσει δημιουργικές ιδέες και να γνωστοποιήσει τα οφέλη. Έχει αναπτύξει με επιτυχία διάφορα σχέδια μάρκετινγκ για την εταιρεία μας που έχουν οδηγήσει σε αυξημένα ετήσια έσοδα. Κατά τη διάρκεια της θητείας της, είδαμε αύξηση των κερδών που ξεπέρασε τα $ 800.000. Τα νέα έσοδα ήταν άμεσο αποτέλεσμα των σχεδίων πωλήσεων και μάρκετινγκ που σχεδίασε και εφάρμοσε η Cathy. Τα πρόσθετα έσοδα που κέρδισε μας βοήθησαν να επανεπενδύσουμε στην εταιρεία και να επεκτείνουμε τις δραστηριότητές μας σε άλλες αγορές.
Αν και ήταν ένα πλεονέκτημα για τις προσπάθειες μάρκετινγκ μας, Cathy ήταν επίσης εξαιρετικά χρήσιμη σε άλλους τομείς της εταιρείας. Εκτός από τη σύνταξη αποτελεσματικών ενοτήτων κατάρτισης για τους αντιπροσώπους πωλήσεων, η Cathy ανέλαβε ηγετικό ρόλο στις συναντήσεις πωλήσεων, εμπνέοντας και παρακινώντας τους άλλους υπαλλήλους. Έχει επίσης διατελέσει διευθυντής έργου για πολλά βασικά έργα και βοήθησε στην υλοποίηση των διευρυμένων δραστηριοτήτων μας. Έχει αποδείξει, σε αρκετές περιπτώσεις, ότι μπορεί να εμπιστευτεί να παραδώσει ένα ολοκληρωμένο έργο στο χρονοδιάγραμμα και εντός προϋπολογισμού.
Συστήνω κατηγορηματικά την Cathy για την απασχόληση. Είναι ένας παίκτης ομάδας και θα κάνει ένα μεγάλο πλεονέκτημα σε κάθε οργανισμό.
Με εκτιμιση,
Sharon Feeney, Διευθυντής Μάρκετινγκ ABC Productions

Εξίσου σημαντικό, όταν γράφετε μια συστατική επιστολή, είναι να ξέρετε τι να μην συμπεριλάβετε. Εξετάστε το ενδεχόμενο να γράψετε ένα πρώτο σχέδιο, να κάνετε ένα διάλειμμα και στη συνέχεια να επιστρέψετε στο γράμμα για επεξεργασία. Δείτε εάν εντοπίζετε κάποια από αυτές τις συνήθεις παγίδες.

Μην αναφέρετε προσωπικές σχέσεις. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα αν απασχολούσατε ένα μέλος της οικογένειας ή έναν φίλο. Κρατήστε τη σχέση έξω από την επιστολή και εστιάστε αντ 'αυτού στις επαγγελματικές τους ιδιότητες.

Κρατήστε το "βρώμικο ρούχο" στον εαυτό σας. Εάν δεν μπορείτε να προτείνετε ειλικρινά έναν υπάλληλο λόγω παρεκτροπών του παρελθόντος, είναι καλύτερο να απορρίψετε το αίτημα να γράψετε μια επιστολή.

Προσπαθήστε να μην εμπλουτίσετε την αλήθεια. Το άτομο που διαβάζει την επιστολή σας εμπιστεύεται την επαγγελματική σας γνώμη. Σκεφτείτε την ειλικρίνεια που θα περιμένατε σε μια επιστολή και επεξεργαστείτε οτιδήποτε μπορεί να είναι υπερβολικό.

Αφήστε τα προσωπικά σας στοιχεία. Αν δεν έχει να κάνει με την απόδοση ενός ατόμου στην εργασία, δεν είναι σημαντικό.

Προσπαθώντας να χρησιμοποιήσετε μια γραμματοσειρά 12 σημείων εάν το γράμμα θα εκτυπωθεί ώστε να είναι εύκολο να το διαβάσετε. Εάν πρέπει να μειώσετε το μέγεθος για να διατηρήσετε το γράμμα σε μία σελίδα, μην πάτε κάτω από 10 μονάδες.

Χρησιμοποιήστε επίσης βασικές γραμματοσειρές, όπως Times New Roman, Arial, Helvetica, Calibri ή Garamond.

Χρησιμοποιήστε ένα χώρο, με ένα διάστημα μεταξύ των παραγράφων.