Ο σημαντικός ρόλος του παραλήπτη στη σαφή επικοινωνία

Στο διαδικασία επικοινωνίας, ο "δέκτης" είναι ο ακροατής, ο αναγνώστης ή ο παρατηρητής - δηλαδή, το άτομο (ή η ομάδα ατόμων) στο οποίο απευθύνεται ένα μήνυμα. Ο δέκτης ονομάζεται επίσης "κοινό"ή αποκωδικοποιητή.

Το άτομο που ξεκινά ένα μήνυμα στη διαδικασία επικοινωνίας ονομάζεται "αποστολέαςΜε απλά λόγια, ένα «αποτελεσματικό» μήνυμα είναι αυτό που λαμβάνεται με τον τρόπο που σκόπευε ο αποστολέας. Προβλήματα μπορεί να προκύψουν και στα δύο άκρα που εμποδίζουν τη μετάδοση του επιθυμητού μηνύματος στον δέκτη.

Για παράδειγμα, ο Paige ρωτά προφορικά στον Μπιλ μια ερώτηση. Το μήνυμα ταξιδεύει στον αέρα, το «κανάλι», στα αυτιά του Μπιλ. Απαντά. Ο Paige είναι ο αποστολέας, η ερώτηση είναι το μήνυμα και ο Bill είναι ο παραλήπτης και δίνει στον Paige σχόλια απαντώντας στην ερώτηση.

Υπάρχουν πολλές περιοχές και τρόποι όπου τα προβλήματα θα μπορούσαν να προκύψουν ακόμη και σε αυτή τη σύντομη ανταλλαγή. Εάν ο Paige ψιθυρίζει, ο Μπιλ μπορεί να μην το ακούσει. Ίσως ακούει μόνο ένα μέρος του και απαντά σε μια ερώτηση που δεν είχε τεθεί πραγματικά, και έτσι ο Paige μπερδεύεται. Ίσως υπάρχει θόρυβος στο παρασκήνιο ή η ερώτηση δεν είναι ξεκάθαρη. Εάν ο Μπιλ αποσπάται από κάτι και δεν δίνει προσοχή, μπορεί να χάσει μερικές από τις λέξεις και να απαντήσει ακατάλληλα - ή μπορεί να χάσει εντελώς την ερώτηση, έτσι ώστε η ανταλλαγή πρέπει να ξεκινήσει πάλι. Εάν δεν κοιτάζει τον Paige όταν θέτει την ερώτηση, θα χάσει οποιαδήποτε γλώσσα του σώματος που θα έδινε υπόθεμα στην ερώτηση.

Εάν ο Paige στέλνει email ή μήνυμα κειμένου στον Bill, ενδέχεται να προκύψουν προβλήματα επειδή ο Bill δεν έχει τη γλώσσα του σώματος ή τον τόνο φωνής του Paige για ερμηνεία, κάτι που θα μπορούσε να προσθέσει πληροφορίες στο μήνυμα. Η αυτόματη διόρθωση ενδέχεται να έχει εισαγάγει σφάλματα στο κείμενο ή ένα ερωτηματικό που λείπει μπορεί να κάνει μια ερώτηση να μοιάζει με δήλωση.

Όλα αυτά αποτελούν εμπόδια στην αποτελεσματική επικοινωνία. Ο βαθμός αποτελεσματικότητας καθορίζεται από το πόσο κατανοητό είναι το μήνυμα από τον παραλήπτη.

Στο βιβλίο, "Business Communication", οι συγγραφείς Carol M. Lehman και Debbie D. Η DuFrene το περιγράφει με αυτόν τον τρόπο:

"Η αποστολή του παραλήπτη είναι να ερμηνεύει το μήνυμα του αποστολέα, τόσο λεκτικά όσο και μη λεκτικά, με όσο το δυνατόν λιγότερη παραμόρφωση. Η διαδικασία ερμηνείας του μηνύματος είναι γνωστή ως αποκωδικοποίηση. Γιατί λέξεις και μη λεκτικά σήματα έχουν διαφορετικές σημασίες για διαφορετικούς ανθρώπους, αμέτρητα προβλήματα μπορεί να προκύψουν σε αυτό το σημείο της διαδικασίας επικοινωνίας:

"Ο αποστολέας κωδικοποιεί ανεπαρκώς το αρχικό μήνυμα με λέξεις που δεν υπάρχουν στο λεξιλόγιο του παραλήπτη. διφορούμενες, μη ειδικές ιδέες · ή μη λεκτικά σήματα που αποσπούν την προσοχή του δέκτη ή έρχονται σε αντίθεση με το λεκτικό μήνυμα.

• Ο παραλήπτης εκφοβίζεται από τη θέση ή την εξουσία του αποστολέα, με αποτέλεσμα μια ένταση που αποτρέπει την αποτελεσματική συγκέντρωση στο μήνυμα και την αποτυχία να ζητήσει την απαραίτητη διευκρίνιση.
• Ο παραλήπτης θεωρεί ότι το θέμα είναι πολύ βαρετό ή δύσκολο να κατανοηθεί και δεν επιχειρεί να κατανοήσει το μήνυμα.
• Ο δέκτης είναι προσεκτικός και δεν δέχεται νέες και διαφορετικές ιδέες.

"Με τον άπειρο αριθμό πιθανών βλαβών σε κάθε στάδιο της διαδικασίας επικοινωνίας, είναι πράγματι ένα θαύμα που συμβαίνει ποτέ η αποτελεσματική επικοινωνία."

Ακόμη και το περιβάλλον ή η συναισθηματική κατάσταση του δέκτη μπορούν να επηρεάσουν την αποκωδικοποίηση του μηνύματος, για παράδειγμα, περισπασμούς στο δωμάτιο, δυσφορία εκ μέρους του παραλήπτη ή άγχος ή άγχος που επιτρέπει στον παραλήπτη να εισάγει δευτερεύον κείμενο που ο αποστολέας δεν σκοπεύω. Η γνώση των κοινωνικών ή πολιτιστικών πλαισίων μπορεί να εμποδίσει τον παραλήπτη να πάρει ενδείξεις ή να ανταποκριθεί κατάλληλα επίσης. Τα σχεσιακά περιβάλλοντα μπορούν επίσης να χρωματίσουν ένα μήνυμα, καθώς τα μηνύματα από στενούς φίλους θα μπορούσαν να ληφθούν διαφορετικά από ένα μήνυμα από έναν επιβλέποντα εργασίας.

Όταν δεν είναι σαφές στον αποστολέα ότι έχει γίνει κατανόηση από την πλευρά του παραλήπτη, η επικοινωνία συνεχίζεται, για παράδειγμα, μέσω παρακολούθησης ερωτήσεις από οποιοδήποτε μέρος, περαιτέρω συζήτηση ή από τον αποστολέα που δίνει παραδείγματα, αναδιατυπώνοντας τις πληροφορίες ή άλλα μέσα διευκρίνισης για να λάβετε αποστολέας και δέκτης στο ίδιο λεγόμενο "μήκος κύματος". Σε μια παρουσίαση, ο αποστολέας μπορεί να εμφανίσει γραφήματα ή εικόνες για να κάνει ένα σημείο πιο σαφές στο κοινό ή αναγνώστη.

Τα περισσότερα στοιχεία και κανάλια που έχει ο δέκτης και είναι ανοιχτά στη λήψη είναι συχνά καλύτερα. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι εύκολο να παρερμηνεύσετε τον τόνο ή το δευτερεύον κείμενο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μήνυμα κειμένου, ενώ το ίδιο Το μήνυμα θα ερχόταν ξεκάθαρα εάν ο δέκτης ακούει τη φωνή του ατόμου ή μιλάει μαζί του πρόσωπο.

Στο βιβλίο, «Προγραμματισμός, υλοποίηση και αξιολόγηση στοχευμένων προγραμμάτων επικοινωνίας», συγγραφείς Gary W. Selnow και William D. Crano σημειώστε ότι η γλώσσα και ο τόνος του σώματος δεν είναι απλώς επικοινωνία από την πλευρά του αποστολέα: "Τα σχόλια στη διαπροσωπική ρύθμιση παρέχουν έναν τρέχοντα λογαριασμό της λήψης ενός μηνύματος από τον παραλήπτη. Προφανείς ενδείξεις όπως άμεσες ερωτήσεις δείξτε πόσο καλά ένας δέκτης επεξεργάζεται τις πληροφορίες. Ωστόσο, οι λεπτοί δείκτες μπορούν επίσης να παρέχουν πληροφορίες. Για παράδειγμα, το χασμουρητό του δέκτη, η σιωπή όταν αναμένονται σχόλια ή οι εκφράσεις πλήξης υποδηλώνουν ότι ενδέχεται να λειτουργούν επιλεκτικές πύλες έκθεσης. "

Ένας δέκτης μπορεί επίσης να έχει τόνο και δευτερεύον κείμενο στα σχόλια που δόθηκαν στον αποστολέα, όπως η απάντηση με σαρκασμό ή θυμό, τα οποία μπορεί να χαθεί εάν τα σχόλια είναι μόνο κείμενο, αλλά πιθανότατα δεν θα χαθούν εάν τα μέρη μπορούν είτε να δουν είτε να ακούσουν μεταξύ τους ή και τα δυο.