Τι είναι οι επιχειρηματικές και τεχνικές εκθέσεις;

Η αναφορά είναι ένα έγγραφο που παρουσιάζει πληροφορίες σε οργανωμένη μορφή για ένα συγκεκριμένο κοινό και σκοπός. Παρόλο περιλήψεις των αναφορών μπορεί να παραδοθούν προφορικά, οι πλήρεις αναφορές έχουν σχεδόν πάντα τη μορφή γραπτών εγγράφων.

Στο "Contemporary Business Reports", οι Kuiper και Clippinger ορίζουν τις επιχειρηματικές αναφορές ως "οργανωμένες, αντικειμενικές παρουσιάσεις παρατηρήσεων, εμπειριών ή γεγονότων που χρησιμοποιούνται στη διαδικασία λήψης αποφάσεων".

Ο Sharma και ο Mohan ορίζουν μια τεχνική έκθεση "μια γραπτή δήλωση των γεγονότων μιας κατάστασης, έργου, διαδικασίας ή δοκιμής. πώς διαπιστώθηκαν αυτά τα γεγονότα; τη σημασία τους? τα συμπεράσματα που έχουν συναχθεί από αυτά · και [σε ορισμένες περιπτώσεις] οι συστάσεις που γίνονται "στην ενότητα" Επιχειρηματική αλληλογραφία και σύνταξη αναφορών ".

Οι τύποι αναφορών περιλαμβάνουν υπομνήματα, λεπτά, εργαστηριακές αναφορές, αναφορές βιβλίων, εκθέσεις προόδου, εκθέσεις αιτιολόγησης, εκθέσεις συμμόρφωσης, ετήσιες εκθέσεις και πολιτικές και διαδικασίες.

Η. Dan O'Hair, James S. O'Rourke και Mary John O'Hair, "Επιχειρηματική επικοινωνία: ένα πλαίσιο επιτυχίας"

"Οι αναφορές μπορούν να εκπληρώσουν τέσσερις διαφορετικές, και μερικές φορές σχετικές, συναρτήσεις. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως έλεγχοι για να διασφαλίσουν ότι όλα τα τμήματα λειτουργούν σωστά, να παρέχουν πληροφορίες, να παρέχουν ανάλυση και να πείσουν τους άλλους να ενεργήσουν. "

Shirley Kuiper και Dorinda Clippinger, "Σύγχρονες επιχειρηματικές εκθέσεις"

"Οι αποτελεσματικές αναφορές κατανοούνται από τον αναγνώστη όπως ο συγγραφέας ήθελε, και επηρεάζουν τον αναγνώστη να ενεργήσει όπως επιθυμεί ο συγγραφέας. Οι στόχοι του συγγραφέα είναι πιθανότερο να επιτευχθούν εάν αντιστοιχούν στις ανάγκες και τους στόχους του αναγνώστη. Μια αποτελεσματική αναφορά είναι συμπαθητική, ακριβής, πλήρης, συνοπτικός, και Σαφή. Πάνω απ 'όλα, μια αποτελεσματική έκθεση παρουσιάζει πληροφορίες ηθικά. "

Warren Buffet, Πρόλογος στο "Ένα απλό αγγλικό εγχειρίδιο"

"Μια πρωτότυπη αλλά χρήσιμη συμβουλή: Γράψτε με ένα συγκεκριμένο άτομο κατά νου. Όταν γράφω την ετήσια έκθεση του Berkshire Hathaway, προσποιούμαι ότι μιλάω με τις αδερφές μου. Δεν έχω κανένα πρόβλημα να τα φανταστώ: αν και πολύ έξυπνοι δεν είναι ειδικοί στη λογιστική ή στη χρηματοδότηση. Θα καταλάβουν απλά αγγλικά, αλλά ακατάληπτη γλώσσα μπορεί να τους παζλ. Ο στόχος μου είναι απλώς να τους δώσω τις πληροφορίες που θα ήθελα να μου παρέχουν εάν οι θέσεις μας αντιστραφούν. Για να πετύχω, δεν χρειάζεται να είμαι Σαίξπηρ. Πρέπει, ωστόσο, να έχω μια ειλικρινή επιθυμία να ενημερώσω. "

Τζον Μ. Lannon, "Τεχνική Επικοινωνία"

"Στον επαγγελματικό κόσμο, οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων βασίζονται σε δύο μεγάλους τύπους αναφορών: Ορισμένες αναφορές εστιάζονται κυρίως πληροφορίες («τι κάνουμε τώρα», «τι κάναμε τον προηγούμενο μήνα», «τι βρήκε η έρευνα πελατών μας», «τι συνέβη στη συνεδρίαση του τμήματος»). Αλλά πέρα ​​από την απλή παροχή πληροφοριών, πολλές αναφορές περιλαμβάνουν επίσης ανάλυση («τι σημαίνει αυτή η πληροφορία για εμάς», «ποια μέτρα δράσης πρέπει να ληφθούν υπόψη», «τι προτείνουμε και γιατί»).

"Για κάθε μακρά (επίσημη) έκθεση, αμέτρητες σύντομες (ανεπίσημες) αναφορές οδηγούν σε ενημερωμένες αποφάσεις επί θεμάτων τόσο διαφορετική όσο και οι πιο άνετες καρέκλες γραφείου για να αγοράσετε τις καλύτερες προσλήψεις για πρόσληψη για διαχείριση εκπαίδευση. Σε αντίθεση με τις μεγάλες αναφορές, οι περισσότερες σύντομες αναφορές δεν απαιτούν εκτεταμένο σχεδιασμό, προετοιμάζονται γρήγορα, περιέχουν λίγα ή δεν έχουν πληροφορίες ιστορικού και δεν έχουν εμπρόσθιο ή τελικό θέμα (σελίδα τίτλου, πίνακας περιεχομένων, γλωσσάριο, και τα λοιπά). Αλλά παρά τους περιεκτικότητα, οι σύντομες αναφορές παρέχουν τις πληροφορίες και την ανάλυση που χρειάζονται οι αναγνώστες. "

Kuiper, Shirley. "Σύγχρονες επιχειρηματικές εκθέσεις." Dorinda Clippinger, 5η Έκδοση, Cengage Learning, 6 Φεβρουαρίου 2012.

Λάννον, Τζον Μ. "Τεχνική επικοινωνία." Λόρα Τ. Gurak, 14η έκδοση, Pearson, 14 Ιανουαρίου 2017.

Γραφείο Εκπαίδευσης και Βοήθειας Επενδυτών. "Ένα απλό αγγλικό εγχειρίδιο." Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς ΗΠΑ, Αύγουστος 1998, Ουάσιγκτον, D.C.

O'Hair, Νταν. "Επιχειρηματική επικοινωνία: ένα πλαίσιο επιτυχίας." Τζέιμς Σ. O'Rourke, Mary John O'Hair, 1η έκδοση, Cengage Learning, 7 Απριλίου 2000.

Σάρμα. "Επιχειρηματική αλληλογραφία και σύνταξη αναφορών." 5η Έκδοση, Mc Graw Hill India, 1 Ιουλίου 2017.