Οργάνωση των αρχείων γενεαλογίας σας

Σωρούς από αντίγραφα παλιών αρχείων, εκτυπώσεις από ιστότοποι γενεαλογίας, και επιστολές από συναδέλφους ερευνητές γενεαλογίας κάθονται σε σωρούς στο γραφείο, σε κουτιά, ακόμη και στο πάτωμα. Μερικά αναμιγνύονται ακόμη και με λογαριασμούς και τα σχολικά χαρτιά των παιδιών σας. Τα έγγραφά σας μπορεί να μην είναι πλήρως αποδιοργανωμένα - αν σας ζητηθεί κάτι συγκεκριμένο, πιθανότατα μπορείτε να το βρείτε, αλλά σίγουρα δεν είναι ένα σύστημα αρχειοθέτησης που θα περιγράφατε ως αποτελεσματικό.

Είτε το πιστεύετε είτε όχι, η λύση είναι τόσο απλή όσο η εύρεση ενός οργανωτικού συστήματος που να ταιριάζει στις ανάγκες και τις ερευνητικές σας συνήθειες και στη συνέχεια να το κάνει να λειτουργεί. Μπορεί να μην είναι τόσο απλό όσο ακούγεται, αλλά είναι εφικτό και τελικά θα σας βοηθήσει να μην περιστρέψετε τους τροχούς σας και να επαναλάβετε την έρευνα.

Ρωτήστε μια ομάδα γενεαλόγων πώς οργανώνουν τα αρχεία τους και είναι πιθανό να λάβετε τόσες διαφορετικές απαντήσεις από τους γενεαλογικούς. Υπάρχουν πολλά δημοφιλή συστήματα οργάνωσης γενεαλογίας, συμπεριλαμβανομένων των συνδέσμων, των σημειωματάριων, των αρχείων κ.λπ., αλλά πραγματικά δεν υπάρχει μεμονωμένο σύστημα που να είναι "καλύτερο" ή "σωστός." Όλοι πιστεύουμε και συμπεριφερόμαστε διαφορετικά, οπότε τελικά το πιο σημαντικό ζήτημα για τη δημιουργία του συστήματος αρχειοθέτησής σας είναι ότι πρέπει να ταιριάζει στο προσωπικό σας στυλ. Το καλύτερο σύστημα οργάνωσης είναι πάντα αυτό που θα χρησιμοποιήσετε.

Καθώς το πρόγραμμα γενεαλογίας σας εξελίσσεται, θα διαπιστώσετε ότι έχετε πολλά έγγραφα σε χαρτί για κάθε άτομο που ερευνάτε - αρχεία γέννησης, αρχεία απογραφής, άρθρα εφημερίδων, διαθήκες, αλληλογραφία με συναδέλφους ερευνητές, εκτυπώσεις ιστοτόπων κ.λπ. Το κόλπο είναι να αναπτύξετε ένα σύστημα αρχειοθέτησης που θα σας επιτρέπει να βάζετε εύκολα τα δάχτυλά σας σε οποιοδήποτε από αυτά τα έγγραφα ανά πάσα στιγμή.

Τα γενεαλογικά συστήματα αρχειοθέτησης που χρησιμοποιούνται συνήθως περιλαμβάνουν:

• Με επώνυμο: Όλα τα έγγραφα για ένα μεμονωμένο επώνυμο κατατίθενται μαζί.
• Ανά ζευγάρι ή οικογένεια: Όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με σύζυγο ή σύζυγο ή οικογενειακή μονάδα κατατίθενται μαζί.
• Κατά Οικογενειακή Γραμμή: Όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη οικογένεια κατατίθενται μαζί. Πολλοί γενεαλογικοί αρχίζουν ξεκινώντας με τέσσερις τέτοιες προγονικές γραμμές - μία για κάθε έναν από τους παππούδες τους.
• Κατά εκδήλωση: Όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με έναν συγκεκριμένο τύπο συμβάντος (δηλ. Γέννηση, γάμος, απογραφή, κλπ.) αρχειοθετούνται μαζί.

Ξεκινώντας με οποιοδήποτε από τα τέσσερα συστήματα που αναφέρονται παραπάνω, θα μπορούσατε να οργανώσετε περαιτέρω τα χαρτιά σας στις ακόλουθες κατηγορίες:

• Κατά τοποθεσία: Τα έγγραφα ομαδοποιούνται πρώτα από ένα από τα τέσσερα συστήματα αρχειοθέτησης γενεαλογίας που αναφέρονται παραπάνω και, στη συνέχεια, αναλύονται περαιτέρω ανά χώρα, πολιτεία, νομό ή πόλη για να αντικατοπτρίζουν τη μετανάστευση του προγόνου σας. Για παράδειγμα, εάν επιλέξατε τη μέθοδο επώνυμου, πρώτα θα ομαδοποιήσετε όλους τους προγόνους CRISP και Στη συνέχεια, σπάστε περαιτέρω τους σωρούς στα Αγγλικά CRISPs, στη Βόρεια Καρολίνα CRISPs και στο Tennessee Τσιπς.
• Κατά τύπο εγγραφής: Τα έγγραφα ομαδοποιούνται πρώτα από ένα από τα τέσσερα συστήματα αρχειοθέτησης γενεαλογίας που αναφέρονται παραπάνω και, στη συνέχεια, αναλύονται περαιτέρω ανά τύπο αρχείου (δηλαδή αρχεία γέννησης, αρχεία απογραφής, διαθήκες, και τα λοιπά.).

Το πρώτο βήμα για να ξεκινήσετε ένα οργανωτικό σύστημα είναι να αποφασίσετε σχετικά με τη βασική φυσική φόρμα για την κατάθεσή σας (οι σωροί δεν μετράνε!) - φάκελοι αρχείων, σημειωματάρια, συνδετικά ή δίσκους υπολογιστών.

• Αρχειοθήκη και φάκελοι αρχείων: Οι φάκελοι αρχείων, πιθανώς το πιο δημοφιλές οργανωτικό εργαλείο για γενεαλογικούς, είναι φθηνοί, πολύ φορητοί και κρατούν εύκολα χαρτιά διαφόρων σχημάτων και μεγεθών. Όταν πέσει, ωστόσο, οι φάκελοι αρχείων μπορεί να είναι αρκετά χάος - με τα χαρτιά να πέφτουν εκτός τάξης και ενδεχομένως να είναι λανθασμένα. Οι φάκελοι αρχείων διευκολύνουν την αναζήτηση εγγράφων, αλλά πρέπει να είστε επιμελής για να βεβαιωθείτε ότι το χαρτί τοποθετείται πίσω από το οποίο προήλθε. Μόλις δημιουργήσετε πολύ χαρτί, ωστόσο, το σύστημα φακέλων αρχείων είναι το πιο ευέλικτο και επεκτάσιμο.
• Συνδετικά: Εάν είστε κάποιος που του αρέσει να κρατάτε τα πράγματα μαζί σε ένα μέρος, τότε η οργάνωση των τυπωμένων γενεαλογικών δεδομένων σας σε συνδετικά μπορεί να είναι μια καλή επιλογή για εσάς. Αυτή η μέθοδος τυποποιεί τα γενεαλογικά αρχεία σας σε κανονική μορφή χαρτιού. Έγγραφα που δεν θέλετε να τρυπήσουν τρύπες, μπορούν να προστεθούν σε μανίκια πολυπροπυλενίου. Τα συνδετικά είναι φορητά και δεν απαιτούν ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης, ωστόσο, εάν κάνετε πολλή γενεαλογική έρευνα, μπορεί να διαπιστώσετε ότι τα συνδετικά τελικά γίνονται πολύ δυσκίνητα από μόνα τους.
• Δίσκοι υπολογιστών, CD και DVD:Μεταγραφή Η σάρωση γενεαλογικών εγγράφων στον υπολογιστή μπορεί να εξοικονομήσει αρκετό χώρο και τα μηχανογραφημένα οργανωτικά συστήματα μπορούν να επιταχύνουν πολύ τις κουραστικές εργασίες, όπως η ταξινόμηση και η παραπομπή. Η ποιότητα του CD-ROM έχει επίσης βελτιωθεί σημαντικά, υποτίθεται ότι διαρκεί επ 'αόριστον υπό κατάλληλες συνθήκες αποθήκευσης. Όμως, οι απόγονοί σας 100 ή περισσότερα χρόνια από τώρα θα έχουν έναν υπολογιστή που να τους διαβάζει; Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε τον υπολογιστή σας ως το κύριο οργανωτικό σας σύστημα, σκεφτείτε επίσης να δημιουργήσετε και να διατηρήσετε αντίγραφα ή εκτυπώσεις σημαντικών εγγράφων.

Μόλις ξεκινήσετε να οργανώνετε τη γενεαλογική σας ακαταστασία, πιθανότατα θα βρείτε ότι ένας συνδυασμός μεθόδων αποθήκευσης λειτουργεί καλύτερα. Μερικά άτομα, για παράδειγμα, χρησιμοποιούν συνδέσμους για να οργανώσουν "αποδεδειγμένους" φακέλους οικογένειας και αρχείων για διάφορες έρευνες σχετικά με μη αποδεδειγμένες συνδέσεις, έρευνα γειτονιάς ή τοποθεσίας και αλληλογραφία. Είναι σημαντικό να έχετε κατά νου ότι η οργάνωση είναι και θα είναι πάντα ένα έργο σε εξέλιξη.

Για να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε φακέλους αρχείων για να οργανώσετε τα αρχεία γενεαλογίας σας, θα χρειαστείτε τις ακόλουθες βασικές προμήθειες:

1. Ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης ή κουτιά με καπάκια. Τα κουτιά πρέπει να είναι ανθεκτικά, κατά προτίμηση πλαστικά, με οριζόντιες εσωτερικές ράβδους ή αυλακώσεις για κρεμαστά αρχεία μεγέθους γραμμάτων.
2. Έγχρωμοι, κρεμαστοί φάκελοι μεγέθους γραμμάτων σε μπλε, πράσινο, κόκκινο και κίτρινο. Αναζητήστε αυτές με μεγάλες καρτέλες. Μπορείτε επίσης να εξοικονομήσετε λίγα χρήματα εδώ αγοράζοντας τυπικούς πράσινους κρεμασμένους φακέλους αρχείων και χρησιμοποιώντας χρωματιστές ετικέτες για την έγχρωμη κωδικοποίηση.
3. Φάκελοι της Μανίλα. Αυτές θα πρέπει να έχουν ελαφρώς μικρότερες καρτέλες από τους φακέλους αρχείων που κρέμονται και θα πρέπει να έχουν ενισχυμένες κορυφές για να διαρκέσουν σε μεγάλη χρήση.
4. Στυλό. Για καλύτερα αποτελέσματα, χρησιμοποιήστε ένα στυλό με εξαιρετικά λεπτό σημείο, πιπέρι και μαύρο, μόνιμο, χωρίς οξύ μελάνι.
5. Επισημάνσεις. Αγοράστε επισημάνσεις με ανοιχτό μπλε, ανοιχτό πράσινο, κίτρινο και ροζ χρώμα (μην χρησιμοποιείτε κόκκινο επειδή είναι πολύ σκούρο). Λειτουργούν επίσης χρωματιστά μολύβια.
6. Ετικέτες για φακέλους αρχείων. Αυτές οι ετικέτες πρέπει να έχουν μπλε, πράσινες, κόκκινες και κίτρινες λωρίδες στο πάνω μέρος και μόνιμη κόλλα στο πίσω μέρος.

Μόλις συγκεντρώσετε τα αναλώσιμα, ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε με τους φακέλους αρχείων. Χρησιμοποιήστε διαφορετικούς χρωματιστούς φακέλους αρχείων για τις γενεαλογίες καθενός από τους τέσσερις παππούδες σας - με άλλα λόγια, όλοι οι φάκελοι που δημιουργήθηκαν για τους προγόνους ενός παππού και γιαγιά θα επισημαίνονται με το ίδιο χρώμα. Τα χρώματα που επιλέγετε εξαρτώνται από εσάς, αλλά οι ακόλουθες επιλογές χρωμάτων είναι οι πιο συνηθισμένες:

• ΜΠΛΕ - πρόγονοι του παππού σου (πατέρας του πατέρα)
• ΠΡΑΣΙΝΟ - πρόγονοι του πατρικού σας γιαγιά (μητέρα του πατέρα)
• ΚΟΚΚΙΝΟ - πρόγονοι του μητρικού παππού σας (πατέρας της μητέρας)
• ΚΙΤΡΙΝΟ - πρόγονοι της μητέρας σας (μητέρα της μητέρας)

Χρησιμοποιώντας τα χρώματα όπως περιγράφονται παραπάνω, δημιουργήστε έναν ξεχωριστό φάκελο για κάθε επώνυμο, γράφοντας ονόματα στο ένθετο της καρτέλας του κρεμασμένου αρχείου με τον μαύρο μόνιμο δείκτη (ή ένθετα εκτύπωσης στον εκτυπωτή σας). Στη συνέχεια, κρεμάστε τα αρχεία με αλφαβητική σειρά στο πλαίσιο του αρχείου ή στο ντουλάπι σας με χρώμα (δηλαδή, τοποθετήστε τα μπλουζ αλφαβητικά σε μια ομάδα, τα πράσινα σε μια άλλη ομάδα κ.λπ.).

Εάν είστε νέοι στην έρευνα γενεαλογίας, αυτό μπορεί να είναι το μόνο που πρέπει να κάνετε. Εάν έχετε συγκεντρώσει πολλές σημειώσεις και φωτοτυπίες, είναι πλέον καιρός να υποδιαιρέσετε. Εδώ πρέπει να επιλέξετε πώς θέλετε να οργανώσετε τα αρχεία σας. Οι δύο πιο δημοφιλείς μέθοδοι όπως αναφέρονται στη σελίδα 1 αυτού του άρθρου είναι:

1. με Επώνυμο (περαιτέρω κατανεμημένη ανάλογα με τις ανάγκες από την τοποθεσία ή / και τον τύπο εγγραφής)
2. με Ζευγάρι ή οικογενειακή ομάδα

Οι βασικές οδηγίες αρχειοθέτησης είναι οι ίδιες για καθεμία, η διαφορά είναι κυρίως στον τρόπο οργάνωσής τους. Εάν δεν είστε ακόμα σίγουροι ποια μέθοδος θα λειτουργήσει καλύτερα για εσάς, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο Επώνυμο για ένα επώνυμο και τη μέθοδο Οικογενειακής ομάδας για μία ή δύο οικογένειες. Δείτε ποιο σας ταιριάζει καλύτερα ή αναπτύξτε τον δικό σας συνδυασμό των δύο.

Δημιουργήστε ένα φύλλο ομάδας οικογένειας για κάθε παντρεμένο ζευγάρι που αναφέρεται στο γενεαλογικό σας γράφημα. Στη συνέχεια, ρυθμίστε τους φακέλους της Μανίλα για καθεμία από τις οικογένειες τοποθετώντας μια έγχρωμη ετικέτα στην καρτέλα φακέλων αρχείων. Ταιριάξτε το χρώμα της ετικέτας με το χρώμα της κατάλληλης οικογένειας. Σε κάθε ετικέτα, γράψτε τα ονόματα του ζευγαριού (χρησιμοποιώντας το πατρικό όνομα για τη γυναίκα) και τους αριθμούς από το γενεαλογικό σας γράφημα (τα περισσότερα γενεαλογικά γραφήματα χρησιμοποιούν το σύστημα αρίθμησης ahnentafel). Παράδειγμα: James OWENS και Mary CRISP, 4/5. Στη συνέχεια, τοποθετήστε αυτούς τους φακέλους της οικογένειας της Μανίλα στους κρεμασμένους φακέλους για το κατάλληλο επώνυμο και χρώμα, τακτοποιημένα με αλφαβητική σειρά με το όνομα του συζύγου ή με αριθμητική σειρά με τους αριθμούς από το γενεαλογικό σας διάγραμμα.

Στο μπροστινό μέρος κάθε φακέλου της Μανίλα, επισυνάψτε την εγγραφή ομάδας οικογένειας της οικογένειας για να χρησιμοποιηθεί ως πίνακας περιεχομένων. Εάν υπήρχαν περισσότεροι από ένας γάμοι, δημιουργήστε έναν ξεχωριστό φάκελο με ένα αρχείο οικογενειακής ομάδας για κάθε άλλο γάμο. Κάθε οικογενειακός φάκελος πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα έγγραφα και τις σημειώσεις από τη στιγμή του γάμου ενός ζευγαριού. Τα έγγραφα που αφορούν γεγονότα πριν από το γάμο τους πρέπει να κατατεθούν στους φακέλους των γονιών τους, όπως πιστοποιητικά γέννησης και αρχεία οικογενειακής απογραφής.

Αρχικά, ταξινομήστε τα αρχεία σας με το επώνυμο και, στη συνέχεια, δημιουργήστε φακέλους της Μανίλα για καθέναν από τους τύπους εγγραφών για τους οποίους έχετε χαρτιά τοποθετώντας μια έγχρωμη ετικέτα στην καρτέλα φακέλων αρχείων, ταιριάζοντας το χρώμα της ετικέτας με το επώνυμο. Σε κάθε ετικέτα, γράψτε το όνομα του επωνύμου, ακολουθούμενο από τον τύπο εγγραφής. Παράδειγμα: CRISP: Census, CRISP: Land Records. Στη συνέχεια, τοποθετήστε αυτούς τους φακέλους της οικογένειας της Μανίλα στους κρεμασμένους φακέλους για το κατάλληλο επώνυμο και χρώμα, τακτοποιημένα με αλφαβητική σειρά ανά τύπο εγγραφής.

Στο μπροστινό μέρος κάθε φακέλου της Μανίλα, δημιουργήστε και επισυνάψτε έναν πίνακα περιεχομένων που ευρετηριάζει τα περιεχόμενα του φακέλου. Στη συνέχεια, προσθέστε όλα τα έγγραφα και τις σημειώσεις που αντιστοιχούν στο επώνυμο και τον τύπο της εγγραφής.