Γραφειοκρατία: Ορισμός, Παραδείγματα, Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα

Μια γραφειοκρατία είναι κάθε οργάνωση που αποτελείται από πολλαπλά τμήματα, καθένα από τα οποία έχει την πολιτική και τη λήψη αποφάσεων. Η γραφειοκρατία είναι γύρω μας, από τις κυβερνητικές υπηρεσίες έως τα γραφεία στα σχολεία, οπότε είναι σημαντικό να να μάθουν πώς λειτουργούν οι γραφειοκρατίες, ποιες πραγματικές γραφειοκρατίες μοιάζουν, και τα υπέρ και τα κατά γραφειοκρατία.

Βασικά χαρακτηριστικά μιας γραφειοκρατίας

Μια γραφειοκρατία είναι ένας οργανισμός, δημόσιος ή ιδιωτικός, που αποτελείται από διάφορα τμήματα ή μονάδες χάραξης πολιτικής. Οι άνθρωποι που εργάζονται σε γραφειοκρατία είναι ανεπίσημα γνωστοί ως γραφειοκράτες.

Ενώ η ιεραρχική διοικητική δομή πολλών κυβερνήσεων είναι ίσως το πιο κοινό παράδειγμα γραφειοκρατίας, ο όρος μπορεί επίσης να είναι περιγράφουν τη διοικητική δομή των επιχειρήσεων του ιδιωτικού τομέα ή άλλων μη κυβερνητικών οργανώσεων, όπως τα κολέγια και τα νοσοκομεία.

Παραδείγματα γραφειοκρατίας υπάρχουν παντού. Κρατικά τμήματα μηχανοκίνητων οχημάτων, οργανισμών συντήρησης της υγείας (HMOs), χρηματοοικονομικών δανείων οργανώσεις όπως η αποταμίευση και τα δάνεια και οι ασφαλιστικές εταιρείες είναι όλες οι γραφειοκρατίες που αντιμετωπίζουν πολλοί με τακτικά.

Στο Η κυβέρνηση των ΗΠΑ ομοσπονδιακή γραφειοκρατία, οι διορισμένοι γραφειοκράτες δημιουργούν τους κανόνες και τους κανονισμούς που απαιτούνται για την αποτελεσματική και συνεπή εφαρμογή και επιβολή των νόμων και των πολιτικών των εκλεγμένων αξιωματούχων. Όλες οι περίπου 2.000 ομοσπονδιακές κυβερνητικές υπηρεσίες, τμήματα, τμήματα και επιτροπές είναι παραδείγματα γραφειοκρατίας. Οι πιο εμφανείς από αυτές τις γραφειοκρατίες περιλαμβάνουν τη διοίκηση κοινωνικής ασφάλισης, την υπηρεσία εσωτερικών εσόδων και τη διοίκηση παροχών βετεράνων.

Σε μια ιδανική γραφειοκρατία, οι αρχές και οι διαδικασίες βασίζονται σε ορθολογικούς, σαφώς κατανοητούς κανόνες και εφαρμόζονται με τρόπο που ποτέ δεν επηρεάζεται από διαπροσωπικές σχέσεις ή πολιτικές συμμαχίες.

Ωστόσο, στην πράξη, οι γραφειοκρατίες συχνά αποτυγχάνουν να επιτύχουν αυτό το ιδεώδες. Έτσι, είναι σημαντικό να εξεταστούν τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της γραφειοκρατίας στον πραγματικό κόσμο.

Η ιεραρχική διάρθρωση της γραφειοκρατίας εξασφαλίζει ότι οι γραφειοκράτες που διαχειρίζονται τους κανόνες και τους κανονισμούς έχουν σαφώς καθορισμένα καθήκοντα. Αυτό το σαφές "ιεραρχία"επιτρέπει στη διοίκηση να παρακολουθεί εκ του σύνεγγυς την απόδοση του οργανισμού και να αντιμετωπίζει αποτελεσματικά τα προβλήματα όταν προκύπτουν.

Η απρόσωπη φύση της γραφειοκρατίας συχνά επικρίνεται, αλλά αυτή η «ψυχρότητα» είναι από το σχεδιασμό. Η εφαρμογή των κανόνων και των πολιτικών περιορίζει αυστηρά και σταθερά τις πιθανότητες κάποιος να λάβει ευνοϊκότερη μεταχείριση από άλλους. Παραμένοντας απρόσωπη, η γραφειοκρατία μπορεί να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι όλοι οι άνθρωποι αντιμετωπίζονται δίκαια, χωρίς φιλίες ή πολιτικές υποθέσεις που επηρεάζουν τους γραφειοκράτες που λαμβάνουν τις αποφάσεις.

Οι γραφειοκρατίες τείνουν να απαιτούν από τους εργαζόμενους με εξειδικευμένο εκπαιδευτικό υπόβαθρο και εμπειρογνωμοσύνη που σχετίζονται με τους οργανισμούς ή τους φορείς τμήματα στην οποία έχουν ανατεθεί. Μαζί με την συνεχιζόμενη κατάρτιση, αυτή η εμπειρογνωμοσύνη βοηθά να διασφαλιστεί ότι οι γραφειοκράτες είναι σε θέση να εκτελούν τα καθήκοντά τους με συνέπεια και αποτελεσματικότητα. Επιπλέον, οι υποστηρικτές της γραφειοκρατίας υποστηρίζουν ότι οι γραφειοκράτες τείνουν να έχουν υψηλότερα επίπεδα εκπαίδευσης και προσωπικής ευθύνης σε σύγκριση με τους μη γραφειοκράτες.

Ενώ οι κυβερνητικοί γραφειοκράτες δεν κάνουν τις πολιτικές και τους κανόνες που εφαρμόζουν, πάντως παίζουν αναπόσπαστο μέρος της διαδικασίας λήψης κανόνων, παρέχοντας βασικά δεδομένα, πληροφορίες και πληροφορίες ο εκλεγμένους νομοθέτες.

Λόγω των άκαμπτων κανόνων και διαδικασιών, οι γραφειοκρατίες συχνά καθυστερούν να ανταποκριθούν σε απροσδόκητες καταστάσεις και αργά προσαρμόζονται στις μεταβαλλόμενες κοινωνικές συνθήκες. Επιπλέον, όταν δεν έχουν το περιθώριο να ξεφύγουν από τους κανόνες, οι απογοητευμένοι υπάλληλοι μπορούν να γίνουν αμυντικοί και αδιάφοροι στις ανάγκες των ανθρώπων που τις αντιμετωπίζουν.

Η ιεραρχική δομή της γραφειοκρατίας μπορεί να οδηγήσει σε εσωτερική "οικοδόμηση αυτοκρατορίας". Οι επόπτες των τμημάτων μπορούν προσθέστε άσκοπους υφισταμένους, είτε μέσω της κακής λήψης αποφάσεων είτε για να δημιουργήσετε τη δική τους εξουσία και κατάσταση. Οι περιττοί και μη βασικοί υπάλληλοι μειώνουν γρήγορα την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα του οργανισμού.

Εάν δεν υπάρξει επαρκής εποπτεία, οι γραφειοκράτες με εξουσία λήψης αποφάσεων θα μπορούσαν να ζητήσουν και να δεχθούν δωροδοκίες έναντι της βοήθειάς τους. Συγκεκριμένα, οι γραφειοκράτες υψηλού επιπέδου μπορούν να κακοποιήσουν τη δύναμη των θέσεών τους για να προωθήσουν τα προσωπικά τους συμφέροντα.

Οι γραφειοκρατίες (ιδιαίτερα οι κυβερνητικές γραφειοκρατίες) είναι γνωστό ότι δημιουργούν πολλές "γραφειοκρατικές διαδικασίες". Αυτό αναφέρεται μακρές επίσημες διαδικασίες που περιλαμβάνουν την υποβολή πολλών μορφών ή εγγράφων με πολλά συγκεκριμένα απαιτήσεις. Οι επικριτές υποστηρίζουν ότι αυτές οι διαδικασίες επιβραδύνουν την ικανότητα της γραφειοκρατίας να παρέχει μια υπηρεσία στο κοινό, ενώ ταυτόχρονα κοστίζει το χρήμα και το χρόνο των φορολογουμένων.

Από την άνοδο και πτώση της Ρωμαϊκής Αυτοκρατορίας, οι κοινωνιολόγοι, οι χιούμορ και οι πολιτικοί έχουν αναπτύξει θεωρίες (τόσο υποστηρικτικές όσο και κρίσιμες) της γραφειοκρατίας και των γραφειοκρατών.

Θεωρείται ο αρχιτέκτονας της σύγχρονης κοινωνιολογίας, γερμανός κοινωνιολόγος Max Weber η συνιστώμενη γραφειοκρατία ως ο καλύτερος τρόπος για τους μεγάλους οργανισμούς να διατηρούν την τάξη τους και να μεγιστοποιούν την αποτελεσματικότητα. Στο βιβλίο του «Οικονομία και κοινωνία» του 1922, ο Weber υποστήριξε ότι η ιεραρχική δομή της γραφειοκρατίας και οι συνεπείς διαδικασίες αποτελούν τον ιδανικό τρόπο για να οργανωθεί όλη η ανθρώπινη δραστηριότητα. Ο Weber όρισε επίσης τα βασικά χαρακτηριστικά της σύγχρονης γραφειοκρατίας ως εξής:

• Μια ιεραρχική αλυσίδα διοίκησης στην οποία ο κορυφαίος γραφειοκράτης έχει τελική εξουσία.
• Μια ξεχωριστή κατανομή εργασίας με κάθε εργαζόμενο να κάνει συγκεκριμένη δουλειά.
• Ένα σαφώς καθορισμένο και κατανοητό σύνολο οργανωτικών στόχων.
• Ένα σαφώς γραπτό σύνολο τυπικών κανόνων, το οποίο όλοι οι υπάλληλοι συμφωνούν να ακολουθήσουν.
• Η απόδοση της εργασίας εκτιμάται από την παραγωγικότητα των εργαζομένων.
• Η προώθηση είναι βασισμένη στην αξία.

Weber προειδοποίησε ότι, εάν δεν ελέγχονται σωστά, η γραφειοκρατία θα μπορούσε να απειλήσει την ατομική ελευθερία, κλείνοντας τους ανθρώπους σε μια βάση κανόνων "Σιδερένιο κλουβί" ελέγχου.

Ο νόμος του Πάρκινσον είναι το ημι-σατιρικό διχασμό ότι όλες οι "εργασίες επεκτείνονται έτσι ώστε να γεμίσουν το διαθέσιμο χρόνο για τους ολοκλήρωση." Συχνά εφαρμόζεται στην επέκταση της γραφειοκρατίας ενός οργανισμού, βασίζεται ο "νόμος" της χημείας Νόμος περί ιδανικού αερίου, η οποία αναφέρει ότι το αέριο θα επεκταθεί για να καλύψει τον διαθέσιμο όγκο.

Ο Βρετανός χιούμορ Cyril Northcote Parkinson έγραψε για το Νόμο του Πάρκινσον το 1955, με βάση την εμπειρία του στη Βρετανική Δημόσια Υπηρεσία. Ο Parkinson περιγράφει δύο παράγοντες που προκαλούν την αύξηση της γραφειοκρατίας καθώς ο "αξιωματούχος θέλει να πολλαπλασιάσει τους υφισταμένους, όχι τους αντιπάλους" και "Οι υπάλληλοι κάνουν εργασία ο ένας για τον άλλον." Ο Parkinson προσέφερε επίσης την παρατήρησή του ότι ο αριθμός των υπαλλήλων του Η βρετανική δημόσια διοίκηση αυξάνεται κατά πέντε έως επτά τοις εκατό ετησίως "ανεξαρτήτως τυχόν μεταβολής του ποσού εργασίας (εάν υπάρχει) Ολοκληρώθηκε."

Ονομάστηκε για καναδικό εκπαιδευτικό και αυτοανακηρυγμένο "ιεραρχία" Laurence J. Ο Πέτρος, η αρχή του Πέτρου δηλώνει ότι "σε ένα ιεραρχία, κάθε εργαζόμενος τείνει να ανέλθει στο επίπεδο ανικανότητάς του. "

Σύμφωνα με αυτή την αρχή, ένας εργαζόμενος που είναι ικανός στην εργασία του θα προωθηθεί σε μια εργασία υψηλότερου επιπέδου που απαιτεί διαφορετικές δεξιότητες και γνώσεις. Εάν είναι ικανά στη νέα θέση εργασίας, θα προωθηθούν ξανά και ούτω καθεξής. Ωστόσο, σε κάποιο σημείο, ο εργαζόμενος μπορεί να προαχθεί σε θέση για την οποία έλλειψη τις απαραίτητες εξειδικευμένες δεξιότητες και γνώσεις. Μόλις φθάσουν στο προσωπικό επίπεδο ανικανότητας τους, το υπάλληλος δεν θα προωθούνται πλέον. Αντίθετα, αυτός ή αυτή θα παραμείνει στο επίπεδο ανικανότητάς τους για το υπόλοιπο της καριέρας τους.

Βάσει αυτής της αρχής, η Απόρροια του Πέτρου αναφέρει ότι "με την πάροδο του χρόνου, κάθε θέση τείνει να καταλαμβάνεται από έναν εργαζόμενο που είναι ανίκανος να ασκήσει τα καθήκοντά του".

Πριν γίνει πρόεδρος των ΗΠΑ, Woodrow Wilson ήταν καθηγητής. Στο δοκίμιο του 1887 "Η μελέτη της διοίκησης", ο Wilson έγραψε ότι η γραφειοκρατία δημιούργησε ένα καθαρά επαγγελματικό περιβάλλον "χωρίς υπακοή σε φευγαλέα πολιτική. " Ισχυρίστηκε ότι η απροσδιοριστία της γραφειοκρατίας βασισμένη σε κανόνες καθιστούσε το ιδανικό πρότυπο για την κυβέρνηση και ότι η ίδια η φύση της εργασίας ενός γραφειοκράτη επιτρέπει στους γραφειοκράτες να παραμείνουν μονωμένοι από το εξωτερικό, πολιτικά μερολημένοι επιρροή.

Στο έργο του "Κοινωνική Θεωρία και Κοινωνική Δομή" του 1957, ο Αμερικανός κοινωνιολόγος Robert K. Ο Μέρτον επέκρινε προηγούμενες θεωρίες γραφειοκρατίας. Ισχυρίστηκε ότι η «εξειδικευμένη ανικανότητα» που προκύπτει από την «υπερβολική συμμόρφωση» τελικά προκαλεί δυσλειτουργία πολλών γραφειοκρατικών διαδικασιών. Επίσης, υποστήριξε ότι οι γραφειοκράτες είναι πιο πιθανό να βάλουν τα δικά τους συμφέροντα και τις ανάγκες τους μπροστά από εκείνα που θα ωφελήσουν την οργάνωση. Επιπλέον, ο Merton φοβόταν ότι επειδή οι γραφειοκράτες πρέπει να αγνοούν τις ειδικές περιστάσεις κατά την εφαρμογή των κανόνων, μπορεί να γίνουν "αλαζονικοί" και "υπεροπτικοί" όταν ασχολούνται με το κοινό.

Merton, Robert K. "Κοινωνική Θεωρία και Κοινωνική Δομή". Enlarged Ed Ed., Free Press, 1 Αυγούστου 1968.

"Νόμος του Πάρκινσον." The Economist, 19 Νοεμβρίου 1955.

"Αρχή του Πέτρου." Επιχειρηματικό Λεξικό, WebFinance Inc., 2019.

Weber, Max. "Οικονομία και κοινωνία". Τόμος 1, Guenther Roth (Editor), Claus Wittich (Editor), Πρώτη έκδοση, Πανεπιστήμιο Καλιφόρνιας Τύπου, Οκτώβριος 2013.

Wilson, Woodrow. "Η Μελέτη της Διοίκησης". Πολιτικές Επιστήμες Τριμηνιαία, Τόμος 2, Νο. 2, JSTOR, 29 Δεκεμβρίου 2010.